Dgafp - Assistant - Assistante de la Sous Direction des Politiques Sociales Sd5 H/F - Service Public

Au sein du service des politiques sociales, salariales et des carrières ( également composé de la sous -direction de la politique salariale et des parcours de carrières), la sous-direction de la politique sociale est composée de trois départements ( département de l'action sociale, département de l'organisation, des conditions et du temps de travail, département de la protection sociale et de retraites). Elle compte 26 agents.
Le ou la titulaire du poste travaillera avec l'ensemble des départements de la sous-direction, sous la supervision de la sous-directrice. il ou elle pourra être conduit à travailler en binôme avec l'assistant(e) de la seconde sous -direction du service dans une perspective de continuité de service et de travail en transversalité.L'assistant(e) de direction a pour mission principale d'assurer le secrétariat, de contribuer au suivi de l'activité de la sous-direction et d'assurer et l'aide matérielle des départements de la sous direction et du sous-directeur. Ce travail consiste à accomplir les tâches suivantes :- Gestion des plannings de la sous-direction et de l'agenda du sous-directeur ;- Organisation des instances de dialogue social relevant des départements de la sous direction, en lien avec les chefs de départements et le secrétarait général de la DGAFP (réservation des salles, préparation des dossiers, installation de la salle, accueil des participants, tenue à jour des listes de diffusion notamment)- Organisation des rendez-vous, des réunions de travail et des déplacements ;- Suivi des courriers, de la documentation et des circuits de validation interne ; tenue d'un tableau de suivi des QE et questionnaires soumis à la sous direction (cour des comptes notamment), gestion des échéances et des relances, contribution aux outils de suivi des productions de la sous-direction (avec l'outil GRIST) en lien avec les départements ; - Accueil et réception physique et téléphonique des visiteurs ; - Accueil et accompagnement des stagaiaires et apprentis de la sous-direction ;- Gestion des boîtes fonctionnelles de la sous-direction ;- Gestion du budget de la sous-direction et des frais de déplacement.Ces missions s'exercent en étroite complémentarité avec les autres assistantes et assistants au sein du service et de la DGAFP. Pendant les périodes de congés, la présence d'un/e assistant/e pour la sous-direction est mise en place. Au quotidien, les assistant/es du service s'organisent pour que soit assurée une permanence de l'accueil, du filtrage téléphonique et de l'exécution de toute tâche devant être effectuée sans délai.

Vous disposez de solides connaissances en techniques de secrétariat et maîtrisez les différents outils nécessaires à cette fonction (Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, Powerpoint, outils de la Suite numérique...).Vous faites preuve d'esprit d'équipe, de qualités relationnelles, de discrétion professionnelle, de dynamisme, de réactivité, de rigueur et d'organisation.Connaissances :Techniques de secrétariat bureautique, classement et archivage ;Outils bureautiques (pack office), outils de communication informatique (Messagerie, Internet,...) ;Environnement professionnel (éléments de culture administrative notamment du secteur public) ; Savoir-faire :Excellentes compétences en expression orale et écriteS'adapter aux différents interlocuteurs, filtrer et orienter les informations ;Gérer des dossiers et informations sensibles ou confidentiels, rédiger et mettre en forme des documents.Savoir-être :Disponibilité, discrétion, sens du travail en équipe ;Dynamisme et réactivité, sens de l'organisation.