Secretaire Apres Vente Carrosserie H/F - Automobiles A. Francois

Dans le cadre d'un remplacement pour arrêt maladie, vos principales missions consisteront à :
- prendre en charge les communications téléphoniques,
- établir une relation de confiance et garantir la satisfaction du client lors de l'accueil et la prise de rendez-vous,
- réaliser l'adéquation entre les disponibilités du client et le planning de rendez-vous, et de gérer celui-ci de manière professionnelle et rigoureuse,
- gérer le chargement de l'Après-Vente et coordonner le planning atelier,
- signaler, dans le cadre de la Certification, les dysfonctionnements et non-conformités au Responsable Qualité.

Pour ce faire, il doit :
- GESTION DES RENDEZ-VOUS
Prise de rendez-vous :
gérer les appels téléphoniques et les clients présents,
gérer les rendez-vous du service mécanique. Pour les clients carrosserie, les orienter vers la réception carrosserie,
Proposer au client plusieurs possibilités de rendez-vous en fonction :
des souhaits des clients,
du planning de rendez-vous des Conseillers Commerciaux Services,
de la disponibilité des équipes après-vente.
prévoir en moyenne un rendez-vous par ¼ d'heure et l'affecter à un Conseiller Commercial Services identifié, laisser des plages libres pour les clients sans rendez-vous,
vérifier si le client et le véhicule sont connus dans le fichier clients ; si oui, pré-renseigner la commande de travaux,
identifier le cadre de l'intervention : client payant, Peugeot Contrat Privilège, Garantie VN, Garantie Occasion Du Lion.,
écouter le client et prendre en compte sa demande,
proposer une solution de mobilité au client,
renseigner les clients sur les offres et prestations disponibles,
reformuler la demande du client et lui confirmer la date et l'heure de son rendez-vous ainsi que le nom du Conseiller Commercial Services chargé de le recevoir. Prendre congé.

Préparation de l'accueil du client :
contrôler et mettre à jour les informations du fichier clients,
inscrire l'intervention dans le planning de l'atelier, et mentionner si un diagnostic est nécessaire,
réserver la solution de mobilité (notamment pour un véhicule de remplacement),
éditer les commandes de travaux si besoin de réservation de pièces par anticipation
rédiger le bon de sortie de fourniture ou transmettre la Commande de Travaux au Chef d'Equipe pour qu'il le rédige.
transmettre le bon de sortie de fourniture au Conseiller Pièces à l'Après Vente.
classer les commandes de travaux éditées par avance et les remettre aux Conseillers Commerciaux Services concernés.

- COORDINATION DES PLANNINGS ET CHARGEMENT DE L'ATELIER

En tant que responsable de l'optimisation des plannings, il doit :
connaître suffisamment à l'avance les disponibilités des équipes après-vente,
mettre à jour les plannings des rendez-vous et de chargement de l'atelier,
s'assurer quotidiennement que les Conseillers Commerciaux Services ont bien pris connaissance de leur planning de rendez-vous,
s'informer régulièrement auprès des Chefs d'Equipe de l'adéquation entre la capacité et la charge de travail de l'atelier afin d'optimiser en permanence et en temps réel son chargement,
gérer les imprévus en termes de planning et arbitrer les décalages de restitution qui peuvent en découler,
faire appel le cas échéant à des renforts en réception,
faire éventuellement appel à la sous-traitance (dans un cadre défini par le Chef Après-Vente).

Experience: 2 An(s) - Assistanat garage après-vente

Compétences: Modalités d'accueil,Gestion des emails,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Utiliser les outils numériques,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Accueillir, orienter, renseigner un public,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Entretien et réparation de véhicules automobiles légers

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.