Assistant Ingénieur Coordination Administrative et Fonctionnelle du Doctorat - Réf 327 H/F - Université de Toulouse

L'École des Docteurs constitue une des directions du domaine Formation et Vie Universitaire de l'Université de Toulouse. Elle assure le pilotage, la coordination et la mise en oeuvre des activités liées au doctorat à l'échelle du site toulousain, dans un environnement inter-établissements structuré autour du diplôme de doctorat de l'Université de Toulouse et de ses 14 écoles doctorales.

Dans le cadre de la délivrance du doctorat de l'Université de Toulouse, la structure assure également, en lien avec les établissements co-accrédités, des missions de scolarité du troisième cycle, notamment pour les doctorants inscrits administrativement à l'Université de Toulouse. Elle coordonne parallèlement les procédures communes applicables aux doctorants inscrits en co-accréditation dans les autres établissements du site (Université Toulouse Jean Jaurès, INSA Toulouse, Toulouse INP, ISAE SUPAERO, ENAC), afin de garantir la cohérence, la fiabilité et la sécurisation des processus administratifs liés au doctorat.

L'assistant/e ingénieur/e coordination administrative et fonctionnelle du doctorat contribue à la structuration, à l'harmonisation et à la modernisation des processus de gestion du troisième cycle. Il/elle intervient en interface permanente avec les écoles doctorales, les services de scolarité de l'Université de Toulouse et des établissements co-accrédités, les directions métiers et les partenaires techniques afin d'assurer la bonne articulation des procédures d'inscription, de réinscription, de soutenance et de diplomation à l'échelle du site.

Le poste comporte une forte dimension de coordination transverse, de maîtrise d'ouvrage fonctionnelle et d'accompagnement à la transformation des organisations. L'agent participe notamment à l'évolution des systèmes d'information doctoraux, à leur interopérabilité avec les outils de scolarité et les applications nationales, ainsi qu'à l'automatisation et à la dématérialisation progressive des procédures administratives du doctorat.

Il/elle contribue à la sécurisation des données et des circuits administratifs, au respect des procédures harmonisées entre établissements et à l'amélioration continue de la qualité de service rendue aux doctorants, aux écoles doctorales et aux partenaires institutionnels. Dans un contexte d'évolution institutionnelle et de structuration d'un fonctionnement unifié des études doctorales, il/elle joue un rôle central dans la modernisation et la coordination fonctionnelle du doctorat.

Missions:

• Assurer la coordination administrative et fonctionnelle du doctorat de l'Université de Toulouse, en garantissant la cohérence des procédures de scolarité du doctorat entre l'Université de Toulouse, les écoles doctorales et les établissements co-accrédités;
• Piloter la maîtrise d'ouvrage fonctionnelle du systèmes d'information doctorat (ADUM) et assurer le lien avec ceux dans les établissements (APOGEE, PEGASE, ORION,...) et accompagner leur évolution, leur interopérabilité et l'automatisation des processus administratifs liés au doctorat (inscriptions, réinscriptions, soutenances, diplomation, données ministérielles, suivi de la formation);
• Contribuer à la structuration et à la modernisation des processus de gestion du doctorat, en accompagnant l'harmonisation des pratiques, la dématérialisation des procédures et la conduite du changement à l'échelle du site toulousain;
• Assurer un rôle d'expertise, de coordination transverse et d'appui fonctionnel auprès des écoles doctorales, des services de scolarité et des établissements partenaires (dans l'utilisation quotidienne de ADUM), afin de garantir la fiabilité, la sécurisation et la qualité des opérations administratives liées au doctorat;
• Participer au pilotage et à la fiabilisation des données doctorales ainsi qu'aux campagnes nationales d'évaluation (HCERES, SIREDO,...) et de reporting, en contribuant au développement d'outils de suivi, d'indicateurs et de pilotage du doctorat de l'Université de Toulouse.
  
  

Connaissances:

Excellente connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche ;
Bonne connaissance du cadre réglementaire des études doctorales et du fonctionnement des écoles doctorales ;
Connaissance approfondie des processus de scolarité du doctorat, notamment en matière d'inscription, de réinscription, de soutenance et de diplomation ;
Bonne connaissance des enjeux liés à la coordination inter-établissements et aux organisations mutualisées ;
Connaissance des systèmes d'information de gestion de la scolarité et des problématiques d'interopérabilité des applications ;
Connaissance des méthodes de conduite de projet, d'amélioration continue et de modernisation des processus administratifs ;
Connaissance des dispositifs liés à la vie étudiante et doctorante, notamment des mécanismes associés à la Contribution Vie Étudiante et de Campus (CVEC) ;
Connaissance des principes de qualité de service, d'accompagnement des usagers et de conduite du changement dans les organisations publiques ;
Sensibilité aux enjeux de transformation numérique et de dématérialisation des procédures administratives.
Coordonner des activités administratives complexes dans un environnement multi-acteurs ;

Savoir faire technique:

Coordonner des activités administratives complexes dans un environnement multi-acteurs ;
Assurer la maîtrise d'ouvrage fonctionnelle d'applications de gestion doctorale ;
Accompagner l'évolution, la dématérialisation et l'automatisation des processus administratifs ;
Produire, fiabiliser et exploiter des données administratives et des outils de pilotage ;
Rédiger des procédures, documents techniques et supports utilisateurs ;
Organiser et animer des réunions de coordination et des groupes de travail ;
Accompagner les utilisateurs dans l'appropriation des outils et des évolutions de pratiques ;
Travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés dans un environnement inter-établissements;
Identifier des dysfonctionnements, proposer des solutions et suivre leur mise en oeuvre.

Savoirs comportementaux:

Sens de l'organisation et rigueur ;
Forte autonomie et sens des responsabilités ;
Capacité d'analyse et de prise d'initiative ;
Qualités relationnelles et sens du travail en équipe ;
Capacité à travailler en transversalité dans un environnement complexe ;
Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité ;
Aptitude à accompagner le changement et à dialoguer avec des interlocuteurs variés.