Assistante - Assistant de Direction Surc1449 H/F - ARS Occitanie

Contexte et environnement :

L'Agence régionale de santé (ARS) Occitanie définit et met en oeuvre la politique de santé en région. La délégation départementale de l'Ariège décline cette politique au plus près des besoins du territoire. Elle compte 22 agent·es, réparti·es au sein de différents pôles.
L'assistant·e de direction joue un rôle essentiel dans l'organisation, l'appui administratif et la coordination de la délégation. Vous travaillerez en lien étroit avec la direction départementale, l'autre assistante de direction, le secrétariat mutualisé des pôles et le réseau des assistant·es de l'ARS Occitanie.
Missions principales
Rattaché·e à la direction départementale, vous assurez le bon fonctionnement administratif quotidien et contribuez à la continuité de service.
Vos principales missions :
gérer les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements de la direction ;
assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteur·rices ;
préparer, mettre en forme, diffuser, classer et archiver les documents ;
organiser les réunions, notamment en visioconférence ;
assurer le suivi des dossiers administratifs, des parapheurs et des fournitures ;
contribuer à la gestion des astreintes en l'absence des personnels titulaires ;
assurer le relais des informations de la Direction des ressources humaines ;
participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux arrivants.
Activités
Vous assurez les activités courantes de secrétariat et apportez un appui quotidien à la direction : gestion des priorités et des échéances, préparation des dossiers, rédaction et mise en forme de documents, organisation des réunions et suivi documentaire.
Vous participez également au suivi administratif des astreintes : mise à jour du SharePoint, de la mallette et des équipements informatiques dédiés.
En matière de ressources humaines, vous relayez les informations auprès des agent·es, centralisez les candidatures reçues par la délégation et contribuez à l'accueil des nouveaux arrivants : préparation du poste de travail, badges, habilitations, visite des locaux et présentation des outils.
Les missions pourront évoluer en fonction des besoins du service et de l'organisation de l'ARS Occitanie.
La fiche de poste complète en PJ.

Savoirs:

Connaître l'environnement institutionnel et administratif ainsi que les principaux partenaires de la direction.
Comprendre l'organisation, les missions, les circuits et les procédures de l'ARS.
Maîtriser les techniques de communication écrite et orale et assurer un accueil de qualité.
Connaître les méthodes de planification, de classement et d'archivage.
Maîtriser les outils bureautiques, notamment Word, Outlook et les bases de données.
Savoir-faire:

Assurer des missions de secrétariat et d'assistance administrative.
Anticiper les besoins de la direction et assurer le suivi des demandes.
Accueillir, orienter et filtrer les interlocuteur·rices.
Organiser des réunions et gérer les agendas.
Constituer et suivre les dossiers, échéances et priorités.
Organiser son activité, gérer plusieurs sollicitations et respecter les délais.
Rédiger et mettre en forme des courriers, comptes rendus et synthèses.

Savoir-être:

Discrétion et respect de la confidentialité.
Rigueur et sens de l'organisation.
Réactivité et capacité à gérer les urgences.
Autonomie et sens de l'initiative.
Polyvalence et capacité d'adaptation.
Esprit d'équipe et qualités relationnelles.
Sens des responsabilités et du service public.