Assistant Administratif - Assistante Administrative H/F - Nepsod, Nepsod Evolution

Nepsod, un centre de formation ancré sur son territoire. Centre de formation et CFA (Centre de Formation d'Apprentis) spécialisé dans la formation professionnelle en alternance et en continu, notre mission est de vous offrir les moyens de monter en compétences, et vous accompagner dans l'emploi !

Nepsod développe son offre de formations et d'accompagnement professionnel afin de s'adresser à tous les publics : particuliers (jeunes, adultes et séniors), entreprises, salariés, demandeurs d'emploi et personnes en situation de handicap. Dans une démarche de proximité et une volonté d'être au plus près des besoins de nos apprenants et des entreprises de la région, nos sites de formation sont implantés dans de grandes agglomérations aussi bien que dans des zones péri-urbaines et plus rurales.
Nous souhaitons souhaite renforcer notre équipe en recrutant un assistant ou une assistante administratif(ve) pour rejoindre notre équipe dynamique. Sous la responsabilité du directeur d'agence.
Vous jouerez un rôle clé dans le bon fonctionnement du service et de nos activités en assurant un suivi rigoureux et une communication fluide avec les différents intervenants.

Missions principales

Gestion de l'agence :
- Gestion des locaux et des réservations de salles ;
- Gestion et suivi des stocks ;
- Suivi de l'affichage obligatoire ;
- Gestion du téléphone et du courrier ;
- Classement et archivage des documents.

Suivi administratif de l'activité :
- Vérification et traitement des fiches d'émargement ;
- Numérisation, classement et dépôt des documents sur SharePoint ;
- Préparation et envoi des convocations et diagnostics ;
- Mise sous pli et gestion des envois postaux ;
- Mise à jour des tableaux de suivi et outils de pilotage ;
- Complétude des tableaux quantitatifs et qualitatifs ;
- Préparation et transmission des reportings mensuels au Directeur d'agence.

Profil recherché
Vous êtes rigoureux(se), organisé(e), autonome et à l'aise avec les outils informatiques, notamment Outlook, Excel et SharePoint.
Vous savez respecter des procédures, gérer les priorités et assurer un suivi administratif fiable et confidentiel.
Une première expérience dans un poste administratif est souhaitée. Une connaissance des secteurs de l'insertion, du social ou de l'administration pénitentiaire serait un plus.

Vous êtes reconnu(e) pour votre sérieux, votre sens de l'organisation et votre discrétion ? Rejoignez-nous !

Experience: 6 Mois

Compétences: Techniques de gestion administrative,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.