ou un Assistant de Direction - Beauvais H/F - Communes

La direction des affaires culturelles est chargée de conduire la politique culturelle de la Ville dans les domaines du patrimoine et de l'architecture, de l'archéologie, du spectacle vivant, des arts visuels et de l'éducation artistique et culturelle. Elle concourt au développement du livre et de la lecture et des enseignements artistiques à travers la gestion des établissements culturels d'intérêt communautaire. Son action s'inscrit également dans l'accompagnement d'un réseau dense d'associations culturelles et d'équipements labellisés.

Missions :

Gestion administrative :
Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs internes et externes.
Traiter le courrier postal et électronique.
Gérer les prises de rendez-vous et l'agenda de la direction, l'organisation de déplacements.
Saisir, mettre en forme, corriger et diffuser les documents produits par le service (courriers, rapports, notes, publications, etc.).
Coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la direction.
Organiser et assurer le classement de la direction et son archivage.
Suivre les congés du personnel.
Concevoir et mettre à jour des tableaux de bord ; réaliser un suivi d'activité.
Gérer le planning des véhicules de la Direction.
Traiter une partie des demandes de mise à disposition de locaux aux associations.

Organisation de réunions :
Préparer, gérer l'organisation matérielle et logistique des réunions.
Participer aux séances et effectuer la rédaction et la diffusion des rapports et des comptes rendus de réunions.
Préparer les assemblées délibérantes de la Ville et de la CAB : instruire les dossiers de commissions des conseils municipaux et communautaires,
Gérer le rétroplanning des instances ; intégrer les rapports dans la base dédiée (POS-ACT) ; vérifier et réunir les pièces ; assurer la diffusion et contrôler les échéances.

Assurer le remplacement du responsable du service entretien (
Effectuer les commandes, le rangement, planifier les missions de l'équipe, recrutement, entretien...)
Gérer et coordonner le service de gardiennage de l'espace culturel F. Mitterrand (communication, sécurité, recrutement, planification, entretien, traitement des heures...)

Ponctuellement : participer à la polyvalence du service ; coopérer à l'organisation d'événements portés par la direction.

Conditions de travail :
Temps de travail 37 h semaines donnant droit à 12 jours de RTT possibilité de mobilisations week-end et soirée

Rémunération et action sociale :
Primes annuelles, participation à la mutuelle labellisée et au contrat Prévoyance (TERRITORIA), carte titres restaurant, COS, aide à la mobilité douce.

Profil :

Titulaire d'un diplôme dans le domaine du secrétariat, et/ou avec une première expérience confirmée, vous avez une bonne connaissance générale des techniques de gestion administrative.
Vous maîtrisez l'outil informatique, notamment Word, Excel, Powerpoint et connaissez les applications spécialisées type PAO.
A l'aise avec les techniques de communication orale et écrite, votre intérêt pour l'environnement institutionnel, de la vie locale et du secteur culturel donnera un sens à vos missions.
Vos qualités rédactionnelles avérées et votre bon niveau en orthographe, votre sens de l'organisation et votre rigueur vous permettront de travailler en toute autonomie et de vous adapter aux situations tout en étant force de propositions.
Vous avez le goût du travail en équipe et vous possédez de bonnes qualités relationnelles, vous avez le sens du service public et de la communication et vous saurez vous rendre disponible.