Responsable du Pôle Budgétaire Économat - Gestion Déléguée H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE

L'économat :

° Recensement des besoins de fonctionnement de l'établissement ;

° Etablissement et suivi des demandes d'achat sur CHORUS ;

° Suivi du circuit de la dépense ;

° Suivi du budget de l'établissement en lien avec le département budget de la DISP Lille ;

° Gestion et suivi des frais de déplacement des agents ;

° Gestion et suivi des effets d'uniforme ;

° Gestion conjointe des stocks du vestiaire (kits arrivants, couvertures, draps, linges de toilette ...).

Gestion déléguée :

Le titulaire du marché d'assistance technique cantine (piloté par la DISP Lille) assure:

-assure la vente de denrées alimentaires, de produits/articles divers et de services à destination des personnes détenues

-assure la dotation d'effets et d'articles, en particulier un paquetage (composé de linge hôtelier, de trousse de toilette, et d'articles d'entretien de la cellule et d'articles de vaisselle) à toutes les personnes détenues entrantes à l'établissement.

- assure la livraison de repas (en liaison froide) pour les personnes détenues de l'établissement (un petit déjeuner, un déjeuner, un dîner et cela, pour tous les jours de l'année).

Economat

- Organiser, planifier et répartir le travail au sein du service

- Assurer le suivi de l'exécution budgétaire

- Prévoir, élaborer et répartir le budget

- Assurer le suivi des contrats de l'établissement

- Recenser les besoins, répertorier les demandes d'achats récurrentes

- Planifier les dépenses et suivre la consommation des AE et des CP

- Renseigner et assurer le suivi des différents tableaux de bord,

- Etablir les différentes formalités relatives à la concession de logement (NAS)

- Constituer et contrôler les dossiers de frais de résidence,

- Assurer la constatation des effectifs permettant d'établir la facturation de la gestion déléguée,

- Assurer le suivi des achats effectués par l'intermédiaire de la carte achat,

- Entretenir les partenariats (entre l'établissement, la DISP, les établissements de proximité et les différents partenaires)

- Gérer les archives du service (papier et numérique)

Gestion déléguée

- Veiller à la bonne exécution des contrats de gestion déléguée (pour les prestations de service à la personne suivantes: cantine, hôtellerie-buanderie et restauration des personnes détenues)

- Appréhender les différentes spécificités des contrats (CCAP / CCTP)

- Assister, conseiller et informer les personnels de l'établissement

- Analyser l'organisation mis en place à l'établissement et faire des propositions d'évolution de service

- Améliorer les procédures et la traçabilité des différentes demandes faites auprès des opérateurs privés (fiche navette, tableau de suivi, logiciel ISIS...)

- Assurer l'interface avec les opérateurs privés : échanges réguliers, participation aux réunions/commissions de menus, contrôle et enregistrement des défauts, examen des pénalités et rédaction des décisions prises dans le cadre de l'application des pénalités prévues aux contrats...

Management du service de l'économat :

- Encadrer, animer l'équipe du pôle budgétaire

- Analyser l'activité, concevoir/renseigner des tableaux de bord, définir/actualiser les procédures

- Faire les propositions d'évolution de service

- Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller

- Développer les compétences et la polyvalence des personnels du service

- Renseigner les personnels sur leurs droits et leurs obligations

- Procéder à l'évaluation et à la notation des agents

- Initier et développer des démarches innovantes

- Assurer l'interface avec les différents services et la hiérarchie

Le pôle budgétaire est composé d'un secrétaire administratif (responsable) et de deux adjoints administratifs

Connaissances
Fonctionnement et organisation d'un établissement pénitentiaire

La chaine d'exécution de la dépense de l'Etat

Les règles et les procédures budgétaires et comptables

Etablir des documents administratifs variés: rédiger des courriels, courriers, notes, rapports...

Savoir-être
Travailler en collaboration et/ou en équipe

Savoir s'adapter

Faire preuve de rigueur

Savoir-faire administratif
Etablir des documents administratifs variés: rédiger des courriels, courriers, notes, rapports...
Savoir dialoguer et communiquer
Utiliser les outils informatiques

Savoir-faire budgétaire et financière
Mettre en oeuvre et respecter une procédure
Assurer le suivi d'un contrat

Effectuer des actes de contrôle

Savoir-faire interdisciplinaire
Collecter, traiter et analyser des informations

Organiser, prioriser et planifier son travail