Assistant des Relations Publiques Fêtes et Cérémonies - Saint-Mandé H/F - Communes

Le service des relations publiques, fêtes et cérémonies organise et coordonne les événements officiels et les animations de la Ville, tout en assurant l'appui logistique des services (réunions, formations, etc.).

Vos principales tâches et activités :

1. Organisation des manifestations et cérémonies
- Participer à la préparation et à l'organisation des cérémonies officielles, manifestations, inaugurations, réceptions, commémorations, remises de distinctions, voeux du Maire et autres événements municipaux
- Élaborer les rétroplannings en lien avec le responsable de service
- Assurer les services cocktail, buffet, repas en collaboration avec le service intérieur.

2. Gestion des relations publiques
- Gérer l'accueil physique et téléphonique du service
- Elaborer les conventions de mise à disposition des salles municipales
- Assurer la gestion des expositions des artistes Saint-Mandéens en mairie
- Gestion des commandes du matériel et goodies du service
- Participer à l'accueil des élus, partenaires, personnalités et invités
- Préparer et envoyer les invitations
- Organiser les listes d'invités. Assurer le suivi des confirmations de présence
- Préparer les badges, cartons de placement et plans de table. Gérer l'impression de documents.

3. Gestion du logiciel protocolaire
- Assurer l'administration courante du logiciel de gestion des relations publiques et du protocole
- Créer et mettre à jour les fiches des contacts (élus, personnalités, partenaires institutionnels, associations, entreprises, habitants et invités)
- Assurer la qualité et l'actualisation permanente de la base de données
- Gérer les listes de diffusion
- Réaliser les publipostages et listes d'émargement
- Produire les états statistiques et tableaux de suivi
- Garantir la confidentialité des données et veiller au respect du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD)
- Signaler les anomalies et participer à l'amélioration du logiciel.

4. Suivi administratif
- Rédiger les courriers, notes administratives et comptes rendus
- Classer et archiver les dossiers
- Assurer le suivi administratif des manifestations.

5. Appui au service Communication
- Participer à la diffusion des supports de communication
- Contribuer à la mise en place de la signalétique événementielle
- Participer à la valorisation des actions municipales

Compétences techniques
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
- Connaissance de l'environnement institutionnel.
- Techniques d'organisation événementielle.
- Techniques de rédaction administrative. Notions relatives au RGPD.
- Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Savoir-Faire
- Organiser et planifier des manifestations.
- Gérer simultanément plusieurs dossiers.
- Utiliser un logiciel de gestion protocolaire.
- Gérer une base de données contacts. Réaliser des publipostages et des listes d'invités.
- Préparer les plans de table et les listes protocolaires.
- Accueillir les différents publics avec professionnalisme.
- Travailler en transversalité avec les services.
- Rédiger des documents administratifs. Respecter les procédures administratives.
Qualités
- Sens du service public.
- Excellentes qualités relationnelles.
- Courtoisie et diplomatie.
- Discrétion professionnelle.
- Organisation et rigueur.
- Réactivité.
- Polyvalence.
- Disponibilité.
- Esprit d'équipe.
- Capacité d'adaptation.
Contraintes particulières
- Horaires irréguliers en fonction des manifestations.
- Travail en soirée, les week-ends et jours fériés.
- Déplacements sur le territoire communal.
- Participation à l'installation et au rangement des événements.