Assistant de Direction - Communaute d'Agglomeration du Sud H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

L'assistant(e) de direction apporte une aide permanente au directeur/trice de service en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et suivi de dossiers.

Organisation de l'agenda du directeur de service :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
- Organiser les déplacements

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers

Suivi des projets et activités de la direction :
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
- Suivre l'exécution budgétaire du service
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
- Préparer des conseils communautaires (lien avec différents services de la direction afin de veiller au retroplanning , regroupement des affaires , traitement(mise en forme) des affaires ....)
- Assurer le suivi des affaires CC de la direction (information des opérateurs , vérification de la mise en oeuvre des conventions et gestion sur le commun etc ...

Accueil téléphonique et physique au secrétariat :

Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le directeur
- Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Assistance administrative RH et financière :
- Gère le courrier arrivé / départ
- Gère les parapheurs arrivé / départ
- Assure la liaison et la transmission des absences (congés, mission...) à la Direction des Ressources Humaines
- Suivi des éléments comptables (factures, BC...)

SAVOIRS
- Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
- Fonctionnement des services de la collectivité
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité
- Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
- Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire
- Tableaux de bord et outils de planification et suivi
- Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte rendu

SAVOIR-ETRE
- Sens de la communication et du relationnel
- Discrétion et diplomatie
- Rigueur et sens de l'organisation
- Sens de l'anticipation et réactivité

CONNAISSANCE
- Connaissance de l'environnement territorial
- Organisation, contexte et enjeu de la collectivité ou de l'établissement public
- Missions du service public