Assistant Services à la Population - le Val H/F - Communes

Gestionnaire de l'accueil de l'Hôtel de Ville, Etat-Civil, Cimetières, Elections, CNI/Passeport

-Accueil des administrés
-Traitement appels, mails, messages
-Réception, affranchissement du courrier
-Recensements
-Attestation d'accueil
-Réservation salles et matériels
-Photocopie (+ régie)
-Tâches confiées par le DGS, le cabinet du Maire, les élus
-Entretien de l'accueil
-Préparation café réunion
-Accueil physique et téléphonique des administrés de la Police Municipale avec réception des différents dossiers de police
-Assurer les missions d'Etat-Civil, puis CNI/passeports, en renfort et/ou en l'absence du titulaire du poste.

- SAVOIRS :
- connaître les instances et les processus de décision de la collectivité
- maîtriser les techniques rédactionnelles
- connaître et respecter les procédures administratives
- comprendre les enjeux et modalités du recensement
- connaître et respecter les principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- maîtriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes, etc.)

- SAVOIR FAIRE :
- adapter et organiser les services d'accueil dans un objectif de proximité (guichet unique, guichet annexe, etc.) ;
- optimiser la gestion des flux et les temps d'attente ;
- préparer les documents de suivi des décisions administratives ;
- appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre ;
- réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers;
- rechercher des informations, notamment réglementaires ;
- vérifier la validité des informations traitées.

- SAVOIR ETRE :
- avoir le goût pour le contact et l'accueil du public ;
- être capable de gérer des dossiers très variés ;
- avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion) ;
- disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population et les organismes publics).