Assistant Administratif - Sotteville les Rouen H/F - Communes

Le secrétariat du cabinet fonctionne avec trois assistant(e)s, sous l'autorité du Directeur et la cheffe de cabinet. Chacun possède des attributions spécifiques, et le remplacement réciproque en cas d'absence est obligatoire.
Missions principales : Assister les Adjoints et les conseillers municipaux, ainsi que le Directeur et la cheffe de Cabinet. Travailler en transversalité avec l'ensemble de la collectivité.

- Gestion administrative : réceptionner et suivre les courriers et notes adressés aux élus et au directeur de cabinet, relancer, respecter les délais, suivre les requêtes. Rédiger et/ ou mettre en forme divers documents (courrier, mails, compte-rendu...). Assurer de la diffusion et la circulation de l'information auprès des personnes concernées. Classement, archivage.

- Assistante des Adjoints: suivre l'agenda, les courriers signalés et leur réponse, gérer les retours d'informations concernant les notes, rendez-vous et les dossiers ainsi que le suivi des conseils d'école

- Agenda/tenue de réunions : tenue des agendas électroniques des élus et du directeur de cabinet. Préparer, centraliser les dossiers afférents aux réunions et rendez-vous. Apprécier et gérer les urgences, organiser les priorités. Montage et préparation des réunions de travail internes à la collectivité (Comité de direction, réunion des chefs de service...) : réservations de salle, préparation des dossiers, suivi des demandes diverses relations publiques, suivi des conseils municipaux, des bureaux Municipaux et de la Majorité avec toute la préparation en amont ainsi que le suivi des séminaires et formation des élus.

- Accueil physique et téléphonique : gérer les appels téléphoniques et l'accueil physique du secrétariat des élus et l'accueil physique du Cabinet : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire les messages, réorienter l'interlocuteur.

- Assistante pour la direction générale : suivre l'agenda, les courriers et leur réponses, gérer les retours d'informations concernant les notes, rendez-vous et les dossiers.

- Relations avec les amis et soutiens du Maire : organisation de réunions et d'actions diverses, suivi administratif et suivi des affaires politiques...
- Référente communication du service : veille internet (site de la ville, réseaux sociaux...)

- Référent communication du service : réseaux sociaux et prises de photos

- Suivre le suivi des courriers sensibles en lien avec ses collègues

- Bac +2 (exemple : BTS assistant manager) ou expérience significative dans un poste similaire
- Bonne connaissance de l'environnement institutionnel et de l'organisation d'une collectivité territoriale
- Discrétion professionnelle
- Qualités rédactionnelles, sens de la communication
- Maîtrise des outils bureautiques (Word ; Excel ; Outlook)
- Rigueur et qualités d'organisation