Secrétaire Administratif - Responsable Économat H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

Le service est composé de trois agents dont le secrétaire administratif responsable du service.

Composition et effectifs du service : Trois agents dont le secrétaire administratif est le responsable du service

Votre hiérarchie : DFSPIP et son adjoint, Attaché d'Administration

Vos interlocuteurs métiers : DISP : DBF (service Fac, marchés publics...), DAEB du Secrétariat général

Sous la responsabilité du responsable de la gestion budgétaire, le titulaire du poste a en particulier en charge les acticités suivantes :

- Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l'année N+ 1, au dialogue de gestion avec les autorités de tutelle et à la répartition du budget opérationnel par antenne (collecte et vérification des prévisions des consommations de crédits);

- Participation à la politique d'achats inscrite dans le respect du cadre réglementaire (application des marchés publics) et des plans d'économies structurelle;

- Exécution de la dotation budgétaire allouée au Siège et aux antennes et proposition de réajustements des ventilations budgétaires;

- Collecte et contrôle de la régularité budgétaire à l'aide des tableaux de suivi locaux et des restitutions Chorus;

- Création et validation des demandes d'achat (DA), vérification des imputations budgétaires et de la validation des services faits pour mise en paiement;

- Suivi de l'exécution budgétaire du fonctionnement courant, marchés publics : analyse de la consommation et des besoins (suivi comptable des engagements juridiques, traitement des factures, vérification de la disponibilité des crédits - vérification des dépenses dans Chorus Formulaire et Chorus Coeur avec analyse des restitutions budgétaires);

- Contrôle de cohérence régulier (demande des écritures correctrices, création et gestion des tiers fournisseurs, traitement des charges à payer, intérêts moratoires, vérification des engagements marchés);

- Contrôle quotidien des dépôts de factures sur Chorus;

- Contrôle de la gestion des parcs spécifiques: parc automobile (kilométrage, sinistres, contraventions), dotations bureautiques (téléphones et PC portables);

- Soutien technique des Antennes dans la mise en oeuvre de la politique d'achats;

- Pilotage des travaux d'intendance: saisine des prestataires de la maintenance des bâtiments et équipements, suivi des marchés travaux Préfecture;

- Participation aux actions liées au développement durable

- Gestion des états de frais de déplacement

- Participation aux réunions et groupes de travail institutionnels, ...

- Rédaction de projets, notes et courriers

- Encadrement et management des adjoints administratifs placés sous son autorité.

Connaissances :

• Nomenclature budgétaire
• Règles comptables
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Management d'une équipe

Savoir être :

• Qualités relationnelles
• Capacités de communication
• Qualités de pédagogie
• Rigueur
• Sens de l'organisation

Savoir-faire :

• Capacité d'analyse, de synthèse et de rédaction
• Sens du travail en équipe, à l'écoute
• Réactivité