Responsable Services Administratifs et Financiers - Maison d'Arret de Dijon H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON
- Dijon - 21
- Fonctionnaire
- Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON
Les missions du poste
Le responsable des services administratifs et financiers. Il conseille et assiste les membres de la direction dans le cadre de la gestion du personnel. Il est le garant de la bonne application des règles et des procédures en la matière.
D'autre part, il assure et veille à la gestion courante des agents et de leur situation administrative et financière.
Composition et effectifs du service
La gestion des services administratifs et financiers est composée d'un secrétaire administratif, responsable de l'encadrement du service des ressources humaines, de la régie des comptes nominatifs et du service de l'économat. Il a sous son autorité 3 agents secrétaires administratifs.
Votre hiérarchie
Adjoint au Chef d'établissement N+1 et chef d'établissement N+2
Vos interlocuteurs métiers
La direction de la Maison d'arrêt - L'ensemble des personnels de la Maison d'arrêt - DISP Dijon - Partenaires institutionnels
Sous la responsabilité du chef d'établissement et son adjoint, le responsable des services administratifs et financiers se charge de la coordination de ces services. Il participe à la gestion des ressources humaines et budgétaires de l'établissement.
Les principales missions dévolues au responsable des services administratifs et financiers sont:
Management des services et conduite de projet:
o Encadrer, animer et assurer le suivi de l'activité des équipes administratives.
o Initier et développer les démarches innovantes dans le cadre de compétences définies par la mission générale.
o Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant, les conseiller.
o Renseigner les personnels sur leurs droits et obligations.
o Mettre en oeuvre les procédures de récompense et/ou disciplinaires à l'égard des personnels.
o Planifier l'activité des services (régie - services économiques et RH).
o Assurer l'interface entre les différents services et la hiérarchie.
o Organiser et assurer le suivi des réunions des services administratifs.
o Procéder à l'évaluation et à la notation des agents.
o Assurer le suivi des relations avec les autorités administratives, judiciaires et les partenaires extérieurs.
o Organiser au sein de l'établissement la circulation de l'information sur tous ses aspects.
o Assurer une veille documentaire et assurer la diffusion de l'information sur les sujets de compétence.
Ressources humaines:
o Organiser, planifier et vérifier les charges de travail des agents administratifs dans leurs domaines de compétence.
o Contrôler les décisions pour les actes de gestion déconcentrés.
o Contrôler la saisie des informations individuelles.
o Mettre à jour le fond documentaire.
o Constituer et gérer les dossiers des personnels non titulaires.
o Assurer le suivi des dossiers relatifs aux CAP.
o Préparer et assurer la mise en oeuvre des CSA.
o Constituer en lien avec le formateur des personnels le plan de formation professionnelle des agents et suivre son exécution dans l'intégralité de ses déclinaisons
Administration - gestion - finances:
o Collecter les informations nécessaires à l'élaboration du rapport d'activité auprès des services.
o Assurer la prise de note lors de réunions.
o Veiller à l'élaboration et à l'exploitation des statistiques.
o Rédiger les documents (notes - lettres - rapports).
o Analyser les bilans de gestion des années antérieures.
o Suivre les statistiques et tableaux de bord élaborés par la voie hiérarchique.
o Faire des propositions d'évolution.
o Remplacer à titre secondaire pendant ses absences le responsable d'un service administratif en cas de vacances de poste au sein du service
RIFSEEP Groupe 2
Le profil recherché
Connaissances
Bonne connaissance du fonctionnement des établissements pénitentiaires
Bonne connaissance de la réglementation pénitentiaire dans les domaines d'emploi
Savoir-faire
Maîtrise des outils bureautiques et documentaires du domaine d'activité
Maitrise des procédures administratives, de sûreté et de sécurité
Sens des responsabilités
Savoir-être
Qualité relationnelle et capacité managériale
Aptitude à travailler en transversalité et en équipe
Disponibilité et rigueur
Engagement de stabilité sur le poste
Esprit d'analyse et de synthèse