Secrétaire - Assistant Juridique Polyvalent H/F - Selarl Frederic Verra et Marine Chollet

Structure :
Cabinet d'avocat nancéien composé de deux avocats.
Activités dominantes : droit du travail, droit commercial, droit civil.

Missions :
- Assurer l'ouverture, la préparation et le suivi des dossiers en collaboration avec le responsable du dossier
- Préparer et mettre en forme les actes de constitution, appel, postulation, demande de renvoi simple, courriers de suivi de mise en état pour chaque audience, et préparer les dossiers de plaidoirie
- Mettre en forme les saisines, requêtes, et les conclusions introductives d'instance, responsives, additionnelles
- Assurer la communication avec les avocats adverses et les juridictions
- Gérer les renvois, notamment prendre contact avec les correspondants ou postulants
- Préparer les comptes-rendus simples de suivi des dossiers aux clients
- Classer rigoureusement les actes de procédure, courriers et pièces dans le logiciel de gestion du cabinet et dans les dossiers papier
- Tenir et mettre à jour le planning des audiences et rendez-vous du cabinet
- Intégrer les délais contentieux dans les agendas du cabinet
- Gestion CARPA (dépôt, demande de RIB, ouverture de compte, contact CARPA, gestion des difficultés)
- Suivi de l'exécution des décisions avec l'avocat référent
- Rédaction de projets d'actes et des documents de travail à partir des trames du cabinet à faire valider par l'avocat référent
- Frappe sous dictaphone ou dictée vocale ou sténographie, mise en forme de consultation ou rapport juridique
- Traitement des urgences
- Classement et impression de veille juridique
- Trier, distribuer, affranchir, enregistrer, déposer le courrier postal et palais et s'occuper de la gestion des messages électroniques
- Classer les informations en informatique dans le logiciel de gestion du cabinet et les dossiers papiers
- Organiser et suivre les agendas des avocats du cabinet ainsi que leurs déplacements
- Standard téléphonique
- Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement, définir les commandes à passer et les réceptionner
- Accueillir les visiteurs, clients, les diriger et planifier les rendez-vous
- Participer à la vie du cabinet

Compétences, connaissances et qualités :
- Maîtrise des outils bureautiques (word, powerpoint, excel, outlook, etc.)
- Connaissance de l'environnement judiciaire et juridique serait un plus
- Connaissance des procédures prud'homale et civile serait un plus
- Connaissance des logiciels de gestion de cabinets d'avocats serait un plus
- Connaissance de la clef RPVA serait un plus

- Faire preuve de rigueur, d'attention, de dynamisme et d'adaptabilité
- Savoir faire preuve d'initiative en cas d'urgence sous le contrôle du responsable de chaque dossier
- Savoir être courtois et respectueux envers la hiérarchie et l'équipe
- Savoir respecter impérativement la confidentialité nécessaire à l'activité d'avocats.

Rémunération : selon profil et expérience
Contrat à durée indéterminée - Temps plein / temps partiel

Experience: 1 An(s)

Compétences: Documents administratifs relatifs à des obligations légales,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Règles d'orthographe et de grammaire,Accueillir, orienter, renseigner un public,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser une recherche documentaire,Accomplir les formalités nécessaires aux procédures juridiques auprès de services compétents,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer le suivi des dossiers clients,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Faciliter la communication interne et externe,Façonner les documents dupliqués manuellement ou à l'aide d'une machine,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Gérer les documents juridiques,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Organiser l'archivage des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités juridiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).