Assistant - Assistante de Direction H/F - DDTM

Avec 230 agents, la DDTM de l'Hérault constitue la plus importante direction interministérielle d'Occitanie dans un département attractif adossé aux Cévennes et à la Méditerranée. La qualité de vie suscite une pression démographique importante sur le littoral et la métropole de Montpellier.

La direction dispose d'un secrétariat composé de deux assistantes avec une activité en binôme.
L'assistant(e) de direction est placé(e) sous l'autorité du directeur, des directeurs-adjoints et du chef de cabinet.

CDD dans le cadre d'un remplacement.

Missions :

Dans un souci de continuité du service, il n'y a pas de missions ou de tâches attribuées à un(e) assistant(e) en particulier. L'esprit retenu est d'assurer la continuité du service en continu, tant à l'interne qu'à l'externe et ce sur l'ensemble des missions. L'assistant(e) veille particulièrement au bon accueil physique et téléphonique des partenaires. La qualité de cet accueil est essentielle à l'image et au professionnalisme de la DDTM.
Les principales missions :
- Tenue des agendas du directeur et de ses adjoints
- Suivi des courriers « Maarch » nécessitant une réponse qui demande une attention particulière et de la rigueur
- Instructions des distinctions honorifiques
- Préparation et organisation des dossiers pour les réunions
- Gestion des déplacements
- Contrôle qualité des documents
- Participation à l'animation d'un club des assistant(e)s de la DDTM

Responsabilités : Organisationnelle et relationnelle, sens du service public et gestion des urgences, discrétion professionnelle, confidentialité et respect de la vie privée.

Compétences techniques : Organisation, maîtrise des outils bureautiques et de messagerie, savoir filtrer et hiérarchiser les informations, savoir rédiger un courrier.

Compétences transversales : Sens de l'organisation et de la gestion du temps, gérer les urgences, donner une priorité aux activités. Grande disponibilité.

Compétences relationnelles : Respect de la confidentialité, discrétion et neutralité, esprit d'équipe, connaître les règles du protocole, présentation soignée.

Activité plein temps et en binôme. Permanence à assurer en alternance. Poste non télé-travaillable. Amplitude horaire 8h30 à 18h (en binôme). Bureau partagé.

Experience: 12 Mois

Compétences: Techniques de gestion administrative,Normes rédactionnelles,Modalités d'accueil,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique (tutelle) des activités économiques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.