Responsable de Secrétariat de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP PARIS

Le/la responsable de direction est placé(e) sous l'autorité directe du chef d'établissement et de son adjointe. Il répond, dans le cadre de ses fonctions, aux sollicitations de l'équipe de direction.

Le secrétariat de direction se compose actuellement de deux agents, et a vocation à s'agrandir dans le cadre de l'extension du centre pénitentiaire en 2028. Le secrétariat assure le relationnel sensible entre l'établissement et les différentes autres administrations et services de l'Etat. Il gère le suivi et l'archivage des notes de services internes et des différentes correspondances internes et externes. Le secrétariat est chargé d'alimenter la base documentaire de labellisation. Il gère l'agenda du directeur et de son adjointe, participe à l'organisation des différentes cérémonies, etc.

Le/la responsable du secrétariat organise l'activité du service et encadre l'équipe de secrétaires. Il fixe les objectifs, détermine les moyens, supervise l'activité et s'assure du respect des consignes et des délais.

Il est le garant du bon fonctionnement du service.

RIFSEEP 2

Accueil téléphonique:

• Orientation des appels;
• Prise de message;
• Filtrage;
• Renseignement intervenants extérieures.

Enregistrement/diffusion:

• Enregistrement des courriers direction arrivée et départ;
• Enregistrement et diffusion des notes de services internes;
• Enregistrement et diffusion des protocoles
• Gestion de l'archivage court des productions internes et des correspondances.

Travaux dactylographiques:

• Participation aux réunions de service;
• Enregistrement et répartition du courrier;
• Réception, enregistrement et transmission des arrêts maladie;
• Gestion planning direction;
• Prise de rendez-vous/visites ;
• Comptes-rendus réunions;
• Rédaction notes de service;
• Conception et diffusion des astreintes;
• Effectuer les demandes de casier judiciaire (B2);
• Conception de formulaires;
• Gestion des Accès;
• Gestion planning des salles de réunion;
• Délégation de signature;
• Point d'accès au droit;
• Gestion de la base documentaire;
• Création de badge d'accès agents/intervenants;
• Organisation des cérémonies (installation CE, mise à l'honneur des personnels);
• Participation au conseil d'évaluation;
• Organisation des prestations de serment;
• Autres tâches :

· Toutes autres tâches demandées par la hiérarchie

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

Connaissances

Savoir-faire

Informatique (word, excel, etc.)

Organiser le service

Fonction publique

Manager une équipe



Instruire un dossier



Rédiger, savoir lire et interpréter les demandes adressées au secrétariat



Hiérarchiser, anticiper, et organiser son travail



Communiquer

Savoir-être

Alerter la direction en cas de problème

Discrétion

Communiquer à l'écrit et à l'oral

Réactivité



Être rigoureux, méthodique, ponctuel



Sens des responsabilités



Loyauté



Organisé



Disponibilité