Secrétaire de Direction H/F - Nantes Métropole

Sous l'autorité de la responsable de la mission, vous assurez le secrétariat de la mission et de sa responsable et prenez en charge différents dossiers administratifs et logistiques nécessaires au bon fonctionnement du service.

Vos principales activités sont les suivantes :

Assurer le secrétariat de la responsable de mission

- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.

- Gestion et planification de l'agenda de la responsable de mission.

- Gestion du courrier et suivi des circuits de validation via les outils dédiés.

- Suivi des parapheurs, y compris en dématérialisation.

- Classement, archivage et gestion documentaire.

Organiser et suivre les réunions de la mission

- Planification des réunions institutionnelles, politiques et partenariales.

- Coordination logistique des réunions : réservation de salles, organisation des visioconférences, préparation des conditions d'accueil.

- Élaboration des ordres du jour et mise en forme des supports de présentation.

- Rédaction et diffusion des comptes rendus et relevés de décisions.

Apporter un appui administratif et logistique à l'équipe

- Soutien administratif aux membres de la mission et à l'équipe du CreAT.

- Participation à l'organisation de séminaires, rencontres et événements.

- Suivi de dossiers transversaux liés à l'activité de la mission.

- Contribution au bon fonctionnement administratif et organisationnel de l'équipe.

Environnement relationnel

Vous êtes en relation avec de nombreux interlocuteurs :

- Les directions de Nantes Métropole, de la Ville de Nantes et du CCAS.

- Les élus métropolitains et communaux.

- Les partenaires institutionnels (Conseil départemental, Agence Régionale de Santé, etc.).

- Les CLIC, associations, services seniors des communes et acteurs de la gérontologie.

Informations complémentaires :

- Lieu de travail : Bâtiment CCAS - 2, place St Similien NANTES (ponctuellement : CreAT : 10 rue de Bruxelles NANTES)

- Équipe de 14 personnes.

- Horaires variables entre 8h30 et 18h30.

Issu.e d'une formation en secrétariat, assistanat ou gestion administrative, vous disposez d'une expérience sur des fonctions similaires et appréciez le travail en équipe au sein d'un environnement partenarial. Vous connaissez idéalement l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (services, interlocuteurs, instances et circuits de décision).

Vous maîtrisez les techniques de secrétariat et les outils bureautiques courants. Reconnu·e pour vos qualités rédactionnelles, vous savez rédiger des comptes rendus, mettre en forme des documents et assurer un suivi administratif rigoureux.

Polyvalent·e et disponible, vous savez gérer simultanément plusieurs dossiers et organiser votre activité en tenant compte des priorités et des échéances.

Enfin, doté.e d'un excellent relationnel, votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés et à évoluer dans un environnement transversal tout en faisant preuve de diplomatie, discrétion et confidentialité constituera un atout essentiel pour réussir sur ce poste.