Secrétaire de Direction - Assistant de Direction H/F - Heritage et Collections

Héritage & Collections est une entreprise française spécialisée dans la conception et la commercialisation d'objets de décoration, articles cadeaux, produits de collection et collections développées sous licences officielles.
Dans le cadre de notre développement, nous recherchons pour notre site d'exploitation d'Avelin (59) un(e) Secrétaire de direction / Assistant(e) de direction, en CDI à temps partiel - 28 heures par semaine.

Vous travaillerez en lien direct avec la direction et participerez au bon fonctionnement administratif, commercial et digital de l'entreprise.
Vos principales missions
gestion et suivi des mails, courriers et appels téléphoniques ;
assistance quotidienne de la direction ;
suivi administratif des clients et fournisseurs ;
suivi des commandes, factures, règlements et différents dossiers commerciaux ;
préparation et mise en forme de documents, tableaux et courriers ;
mise à jour des fichiers clients, fournisseurs et outils de suivi ;
participation aux opérations de communication et de mailing B2B ;
saisie, contrôle et suivi des commandes clients ;
utilisation quotidienne de notre site professionnel B2B de prise de commandes ;
accompagnement des clients dans l'utilisation de l'espace professionnel lorsque nécessaire ;
participation à la gestion et à la mise à jour des informations produits, tarifs, comptes clients et données commerciales ;
coordination avec la logistique pour assurer le bon suivi des commandes et des expéditions.
Profil recherché

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée, réactive et autonome, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et d'identifier les priorités.
La personne recrutée devra être particulièrement à l'aise avec :
les outils bureautiques et les environnements numériques ;
Google Workspace : Gmail, Drive, Docs, Sheets ;
les sites internet et interfaces professionnelles ;
les plateformes de prise et de suivi de commandes B2B ;
la saisie et la gestion de données clients et produits ;
plus généralement, les outils digitaux permettant d'automatiser et de simplifier le fonctionnement administratif et commercial d'une entreprise.
Une expérience avec un ERP, CRM, logiciel de gestion commerciale, plateforme e-commerce B2B ou outil de gestion de commandes serait particulièrement appréciée.

La pratique de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral, serait également appréciée, notamment pour les échanges avec certains fournisseurs et partenaires internationaux.

Une expérience préalable en secrétariat de direction, assistanat administratif, ADV ou gestion commerciale constitue un réel avantage.

** Prise de poste souhaitée rapidement **
Ce que nous recherchons surtout
Au-delà du diplôme, nous recherchons une personne capable de prendre en main ses outils, comprendre rapidement les process et gagner en autonomie.

Héritage & Collections souhaite développer une organisation moderne, simple et largement digitalisée. La curiosité, l'adaptabilité et l'aisance avec les nouveaux outils seront donc particulièrement importantes.

Lieu du poste : En présentiel
Un moyen de transport personnel est recommandé compte tenu de la localisation de l'entreprise à Avelin

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Langues: Anglais exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Fabrication d'articles de papeterie

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).