Assistant·e de Direction H/F - Prefecture de Departement Ain

CDD de 2 mois (novembre et décembre)
Diplôme requis : diplôme de niveau 4 Bac ou équivalent

Vos activités principales
Assistante du sous-préfet :
- accueil physique et téléphonique, filtrage des interlocuteurs
- assistance administrative, la rédaction de courriers simples et d'invitations (tâches généralistes de secrétariat, frappe, photocopies .)
- gestion de l'agenda du sous-préfet
- gestion des déplacements (réservations trains et hôtels)
- constitution de dossiers pour les sorties et rendez-vous du sous-préfet avec demande de notes aux services
Elle/il a en charge les dossiers de distinctions honorifiques proposés par le sous-préfet

Gestion des moyens et du budget de la sous-préfecture : service prescripteur (commandes et suivi des crédits) en lien avec le SGC01
- déclaration de frais de réception et de représentation justifiant la dépense : les frais de représentation doivent faire l'objet d'une déclaration mensuelle des frais de réception et de représentation en complétant et signant le tableau afférent, accompagné d'une liste des convives faisant figurer prénoms, noms, fonctions et services.
- transmission des justificatifs (factures, tableaux de déclaration mensuelle, liste des convives...) au bureau du BIBFPI avant le 5 du mois suivant par courrier et par mel
Gestionnaire-instructeur administratif - Expulsions locatives
- instruction des dossiers
- assure le secrétariat des commissions CCAPEX : veille au respect des échéanciers, prépare et notifie l'ordre du jour, les comptes-rendus et les décisions individuelles
- courriers et relations téléphoniques courantes avec les demandeurs et interlocuteurs concernés
- produit les statistiques administratives
- la veille juridique sur le sujet des expulsions locatives et la bonne application des directives nationales, le travail en réseau avec la DDETS et les gestionnaires des autres arrondissements.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
Disponibilité nécessaire, réactivité, organisation, polyvalence, nécessité de discrétion liée à la nature du poste occupé

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.