Assistant Institut H/F - Universite Catholique de Lyon

Dans le cadre d'un surcroît d'activité, la Faculté de Théologie recrute un(e) Assistant(e) d'institut qui travaillera en collaboration étroite avec les directeurs pédagogiques et la direction.

PRINCIPALES ACTIVITÉS :

Administration des formations - Diplômes d'État (Licence et Master) :
- Assurer l'accueil et la transmission d'informations pour les étudiants, les enseignants et les partenaires en direct, par mail et par téléphone,
- Paramétrer la formation sur Atlas,
- Gérer la scolarité sur Atlas : inscription administrative, pédagogique et financière, examens, notes, diplômes
- Vérification des données d'inscription avec suivi, envoi des certificats de scolarité, envoi des notices informatiques, transmission des cartes étudiantes,

Activités diverses :
- Assurer la planification des cours de l'ensemble des formations dans ADE/Atlas
- Gérer les évaluations des enseignements (S1 et S2) via Sphinx
- Prendre en charge l'organisation d'événement/réunions diverses (contact participants, prestataires, logistique.)
- Gérer les dossiers de bourses Fondation de France, en lien avec la commission de bourses et la RAU
- Soutenir les assistantes de la faculté dans la gestion des différentes formations, en particulier lors des périodes les plus chargées de l'année (inscriptions)

Tâches courantes de secrétariat :
- Organiser le tri, le classement et l'archivage de documents et dossiers
- Créer et mettre à jour des listes et tableaux de suivi
- Affranchir, mettre sous enveloppes et suivre le courrier
- Etablir des ordres de mission et saisir des notes de frais dans emouv
- Gérer une partie des fournitures et matériel de bureau de la faculté

Profil et compétences
- Rigueur, efficacité, organisation, discrétion ;
- Grande polyvalence, agilité, autonomie, esprit d'initiative ;
- Sens de l'accueil, capacité d'adaptation aux différents publics ;
- Excellent relationnel, bonnes capacités de travail en équipe ;
- Excellentes capacités rédactionnelles,
- Bonne maîtrise de l'environnement numérique de travail (Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, ERP...) ;
- Capacité à utiliser et maîtriser rapidement plusieurs logiciels
- Formation : Bac +2 / Bac +3 avec expérience


Rémunération : selon le profil

Durée du temps de travail : CDD à temps partiel (25% à 30%) - 6 mois renouvelables

Poste à pourvoir : 1er septembre 2026

Experience: 6 Mois

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.