Officier d'État Civil - Mairie de Oye-Plage H/F - Communes

Rattaché sous l'autorité du DGS, l'agent d'état civil instruit et constitue les actes d'état civil, enregistre et délivre les documents administratifs.

- Assurer l'accueil physique et téléphonique du public
- Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
- Instruction et constitution des actes d'état-civil
- Mise à jour des registres d'état-civil (établissement des actes de naissance, mariage, pacs décès, reconnaissances, transcriptions, mentions marginales...)
- Délivrance d'actes d'état civil
- Délivrance des autorisations funéraires
- Préparation des dossiers de mariage et suivi (présence lors de la célébration, mise à jour des livrets de familles, envoi des avis de mention...)
- Enregistrement et délivrance des documents administratifs
- Traitement des demandes de cartes d'identité, de passeports biométriques, d'attestations d'accueil, de légalisation de signature, de recensement militaire
- Assurer le traitement du courrier
- Établir les bordereaux d'envoi aux autorités administratives et assurer l'archivage des dossiers Élections
- Enregistrer les demandes d'inscription sur les listes électorales
- Participer à la révision de la liste électorale et à l'organisation des élections
- Organiser la commission de contrôle des listes électorales
- S'adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
- Relation entre les différents acteurs pour les cérémonies de dépôt de gerbe,
- Gestion des diplômes et organisation de la remise des Médailles du Travail le 1er mai
- Relation avec la population pour le tirage au sort des jurés d'assises
- Relation avec les jeunes de 16 ans pour la JDC
- Communication avec le service social pour les cérémonies, événements ou attention aux personnes de plus de 65 ans
- Communication avec le service scolaire/social pour la cérémonie des nouveaux arrivants et accueil des nouveaux nés
- Préparation et organisation des opérations de recensement de la population en partenariat avec l'INSEE

* Savoirs (connaissances) :
- Connaissance de la réglementation en matière d'Etat-civil
- Connaissance des bases du Code Electoral
- Connaissance en matière funéraire
- Connaissance de l'organisation générale des services de l'administration
-Maîtrise de l'outil informatique (traitement de texte, utilisation de logiciels métiers)

* Savoir-faire (compétences) :
- Solide expérience de l'accueil du public
- Savoir appliquer des procédures administratives et en assurer le suivi
- Qualités relationnelles et rédactionnelles.

* Savoir-être (qualités requises) :
- Savoir s'organiser dans son travail
- Savoir travailler en équipe et au contact du public
- Respecter le devoir de confidentialité