Secrétaire du Département Qlio H/F - Université Orléans

Mission

Au sein de l'IUT d'Orléans, votre mission est d'assurer l'accueil, la gestion administrative et de contribuer à la gestion pédagogique du département QLIO.

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative :

- Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)

- Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, ...)

- Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email

- Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion

- Classement et archivage

Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l'interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques :

- Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée

- Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone)

- Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants)

- Gérer les absences (SCODOC)

- Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation

- Afficher la liste des membres du Jury

- Impression et affichage la publication des résultats après les jurys

- Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date)

- Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap

- Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis

Contribuer, en appui, au suivi des services d'enseignements du département en lien avec l'administration de l'IUT:

- Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE

- Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE)

- Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements)

- Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (SAÉ, autonomie, ...)

- Compléter les tableaux de suivi (RH)

Assurer l'appui logistique du département :

- Participer à l'organisation (achats, installation, ...) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes, ...) et réserver les salles

- Participer à l'organisation des soutenances

- Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi

Contribuer, en appui, à la gestion financière du département :

- Établir des bons de commande et vérification des livraisons

- Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis

- Suivre le stock de matériels et de fournitures

Formation et expérience professionnelle

Expérience dans le domaine du secrétariat

Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants.

Connaître les techniques de secrétariat

Savoir gérer la confidentialité des informations et des données

Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale

Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances

Utiliser les outils de gestion et les logiciels spécifiques

Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil

Compétences et qualités requises

Disponibilité

Polyvalence

Autonomie

Rigueur

Excellent relationnel

Capacité d'écoute et d'adaptation