Assistant·e d'Accueil et Secrétariat H/F - CROUS Bordeaux

Le Crous de Bordeaux-Aquitaine recrute des assistant.e.s d'accueil et secrétariat pour son site de la Côte Basque
Lieu: RU de la Nive Bayonne

Type de contrat: CDD - Temps plein (100 %)
Date de prise de poste : 1er octobre 2026
Horaires à titre indicatif: 8h30-16h30
Rémunération: 1867€ brut par mois

Le Crous de Bordeaux-Aquitaine recrute un(e) assistant(e) de gestion pour son site de la Côte Basque.
Vos missions
Accueil et vie étudiante
Vous êtes un interlocuteur de proximité pour les étudiants, les usagers et les personnels :
Accueillir, informer et orienter les étudiants et les visiteurs ;
Répondre aux demandes par téléphone, messagerie et en présentiel ;
Informer sur les services du Crous : restauration, logement, aides, prévention et vie étudiante ;
Identifier les demandes nécessitant une orientation vers les services compétents
Participer à la qualité de l'accueil et du service rendu aux étudiants.

Gestion administrative et ressources humaines
Préparer et suivre les dossiers de recrutement ;
Assurer le suivi administratif des arrivées et des départs des agents ;
Mettre à jour les plannings en lien avec les responsables ;
Préparer les éléments nécessaires à la paie ;
Suivre les formations et organiser leur logistique ;
Informer les agents sur leurs droits et les dispositifs d'action sociale ;
Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers du personnel ;
Accompagner les agents dans l'utilisation des outils numériques professionnels ;
Assurer le suivi des effectifs et apporter un appui à la direction dans l'organisation des équipes.

Gestion administrative et financière de la restauration
Traiter et suivre la facturation des denrées et produits alimentaires ;
Établir des devis et des factures ;
Participer au suivi des conventions et des prestations ;
Suivre les tableaux de bord et les indicateurs d'activité ;
Participer au suivi du coût des denrées et des indicateurs EGALIM ;
Accompagner les équipes dans l'utilisation des logiciels de caisse ;
Promouvoir le paiement IZLY auprès des usagers ;
Participer aux réunions de régulation et assurer le reporting auprès de la direction ;
Renforcer ponctuellement les équipes en caisse en cas de forte affluence.
Vous assurez également un rôle de binôme sur la facturation des frais généraux, en lien avec le service FACT centralisé

Appui à l'activité hébergement
Selon les périodes et les besoins du service, vous pouvez intervenir en appui de la gestionnaire hébergement :
Accueil et secrétariat du pôle hébergement ;
Gestion des affectations en résidence ;
Suivi des dossiers locatifs ;
Suivi de l'occupation des logements ;
Réalisation ponctuelle des états des lieux d'entrée et de sortie.
Secrétariat et fonctionnement du site
Vous assurez également :
La gestion des messageries des pôles restauration, accueil et RH ;
Le standard téléphonique ;
Le secrétariat de direction ;
L'accueil des visiteurs et usagers ;

Vous disposez idéalement d'une expérience en gestion administrative, accueil, secrétariat, ressources humaines ou gestion de la relation usager.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec les outils numériques. Vous êtes capable de vous adapter rapidement à différents logiciels et procédures.

Vous êtes particulièrement reconnu(e) pour :

Votre rigueur et votre organisation ;
Votre sens de l'accueil et du service ;
Votre réactivité et votre polyvalence ;
Votre capacité à gérer plusieurs activités simultanément ;
Votre aisance relationnelle et rédactionnelle ;
Votre discrétion et votre respect de la confidentialité ;
Votre capacité à rendre compte et à travailler en équipe.
Une connaissance de l'environnement Crous, de l'enseignement supérieur ou de la vie étudiante est appréciée.

La maîtrise de l'anglais et d'une seconde langue étrangère constitue un atout.

Une sensibilité aux enjeux de transition écologique, notamment à la réduction du gaspillage alimentaire et à la limitation des déchets, est également appréciée.