Assistant du Maire et des Élus H/F - Mairie
- Saint-Avé - 56
- CDD
- Mairie
Les missions du poste
Saint-Avé, 2ème ville de l'agglomération de Vannes, est une commune en plein essor, reconnue pour son dynamisme. Elle offre un cadre et une qualité de vie remarquables à proximité immédiate du Golfe du Morbihan.
En rejoignant la Ville de Saint-Avé, vous intégrez une collectivité à taille humaine, attachée aux valeurs du service public, qui favorise la coopération, le développement des compétences et l'implication de chacun au service de l'intérêt général.
Placé sous l'autorité de la responsable du service de l'Administration Générale et du Secrétariat des élus, l'agent assure une mission de coordination et d'appui au fonctionnement quotidien de l'exécutif municipal, en contribuant à fluidifier l'organisation, le suivi et la gestion du quotidien des élus. Il facilite la coordination entre les différents agendas, en transversalité avec le cabinet, les autres services et partenaires de la collectivité. Dans un environnement nécessitant réactivité, discrétion, anticipation et sens des priorités, il veille à faciliter la circulation de l'information, à sécuriser les échéances et à assurer un suivi rigoureux des sollicitations et engagements des élus.
À ce titre, vos missions principales sont les suivantes :
- Organiser et planifier les agendas du Maire et des élus, en lien avec le cabinet et les services
- Anticiper les échéances et contraintes d'agenda, identifier les éventuels conflits et proposer des arbitrages ou solutions
- Gérer l'accueil téléphonique et physique incluant la gestion des demandes de rendez-vous dans le cadre des permanences, orientation des administrés
- Préparer les réunions, rendez-vous, déplacements et différents temps institutionnels, solliciter les dossiers et notes à destination du Maire et des élus
- Appuyer la responsable de service dans la préparation des différentes instances municipales (bureau municipaux, conseils municipaux, etc.)
- Coordonner et planifier les tableaux de bord des élus (astreintes, congés), préparation et suivi des délégations de signatures des différents élus
- Organiser et suivre le bon déroulement des cérémonies patriotiques (préparation, logistique et suivi)
- En lien avec la direction de la communication, venir en appui de l'organisation des événements communaux auxquels participent les élus
- Gestion des commandes du service (logiciel CIRIL), contrôle du service fait et validation des factures
- Assure la bonne tenue et l'organisation matérielle des bureaux du Maire et des élus
- Classement et archivage des dossiers
Compétences et qualités requises
- Formation initiale en secrétariat de direction
- Expérience professionnelle sur un poste similaire dans la fonction publique territoriale serait un plus
- Maitrise de la communication écrite et orale
- Capacité à la recherche d'information
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et aisance avec les outils informatiques
- Connaissance du fonctionnement et de l'actualité des collectivités locales serait un plus
- Sens de l'organisation, rigueur, et réactivité
- Grande discrétion
- Capacité à gérer l'urgence et respecter les délais
- Flexibilité et sens de l'adaptation
- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en autonomie et à rendre compte
- Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Conditions et rémunération
- Poste à pourvoir à temps complet dès que possible
- CDD 1 ½ mois renouvelable
- Cadre d'emploi des adjoints administratifs
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois
En rejoignant la Ville de Saint-Avé, vous intégrez une collectivité à taille humaine, attachée aux valeurs du service public, qui favorise la coopération, le développement des compétences et l'implication de chacun au service de l'intérêt général.
Placé sous l'autorité de la responsable du service de l'Administration Générale et du Secrétariat des élus, l'agent assure une mission de coordination et d'appui au fonctionnement quotidien de l'exécutif municipal, en contribuant à fluidifier l'organisation, le suivi et la gestion du quotidien des élus. Il facilite la coordination entre les différents agendas, en transversalité avec le cabinet, les autres services et partenaires de la collectivité. Dans un environnement nécessitant réactivité, discrétion, anticipation et sens des priorités, il veille à faciliter la circulation de l'information, à sécuriser les échéances et à assurer un suivi rigoureux des sollicitations et engagements des élus.
À ce titre, vos missions principales sont les suivantes :
- Organiser et planifier les agendas du Maire et des élus, en lien avec le cabinet et les services
- Anticiper les échéances et contraintes d'agenda, identifier les éventuels conflits et proposer des arbitrages ou solutions
- Gérer l'accueil téléphonique et physique incluant la gestion des demandes de rendez-vous dans le cadre des permanences, orientation des administrés
- Préparer les réunions, rendez-vous, déplacements et différents temps institutionnels, solliciter les dossiers et notes à destination du Maire et des élus
- Appuyer la responsable de service dans la préparation des différentes instances municipales (bureau municipaux, conseils municipaux, etc.)
- Coordonner et planifier les tableaux de bord des élus (astreintes, congés), préparation et suivi des délégations de signatures des différents élus
- Organiser et suivre le bon déroulement des cérémonies patriotiques (préparation, logistique et suivi)
- En lien avec la direction de la communication, venir en appui de l'organisation des événements communaux auxquels participent les élus
- Gestion des commandes du service (logiciel CIRIL), contrôle du service fait et validation des factures
- Assure la bonne tenue et l'organisation matérielle des bureaux du Maire et des élus
- Classement et archivage des dossiers
Compétences et qualités requises
- Formation initiale en secrétariat de direction
- Expérience professionnelle sur un poste similaire dans la fonction publique territoriale serait un plus
- Maitrise de la communication écrite et orale
- Capacité à la recherche d'information
- Maitrise des outils bureautiques (pack office) et aisance avec les outils informatiques
- Connaissance du fonctionnement et de l'actualité des collectivités locales serait un plus
- Sens de l'organisation, rigueur, et réactivité
- Grande discrétion
- Capacité à gérer l'urgence et respecter les délais
- Flexibilité et sens de l'adaptation
- Sens du travail en équipe
- Capacité à travailler en autonomie et à rendre compte
- Excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles
Conditions et rémunération
- Poste à pourvoir à temps complet dès que possible
- CDD 1 ½ mois renouvelable
- Cadre d'emploi des adjoints administratifs
- Rémunération statutaire, régime indemnitaire, 13ème mois
Le profil recherché
Experience: 1 Mois
Compétences: Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil,Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Gérer l'accueil téléphonique et physique,Coordonner, planifier les tableaux de bord ,Assurer l'organisation matérielle des bureaux,Préparer les réunions, RDV et déplacements,Organiser et planifier les agendas Maire et élus,Assurer la bonne tenue des bureaux du Maire,Classer et archiver les dossiers,Gérer les commandes du service
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Préparer et mettre en forme les actes administratifs du maire et les actes d'état civil,Accueillir et fournir des renseignements à la population locale,Gérer l'accueil téléphonique et physique,Coordonner, planifier les tableaux de bord ,Assurer l'organisation matérielle des bureaux,Préparer les réunions, RDV et déplacements,Organiser et planifier les agendas Maire et élus,Assurer la bonne tenue des bureaux du Maire,Classer et archiver les dossiers,Gérer les commandes du service
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).