Secrétaire H/F - Cidff de L'ain

Le CIDFF de l'Ain, association loi 1901, agréée par l'État, ayant pour mission principale de mettre à disposition des femmes et des familles, toutes informations à caractère juridique, familial, social, professionnel, économique, éducatif et de santé, tendant à promouvoir les droits des femmes et l'égalité entre les femmes et les hommes ainsi qu'à lutter contre les violences et les préjugés sexistes, membre de la Fédération nationale des CIDFF, 13 salariées, recrute pour son accueil :
Un(e) Secrétaire F/H
Missions
Placé sous l'autorité de la Direction, vous assurez l'accueil du public et les tâches de secrétariat de l'association. Votre mission principale est la prise de rendez-vous pour l'ensemble des services du CIDFF.
Assurer l'accueil du public
- Accueillir, sur place ou par téléphone, le public du CIDFF (fournisseurs, publics.).
- Orienter le public vers les services internes au CIDFF ou vers un service extérieur.
- Assurer un premier niveau de réponse au public (informations pratiques.).
- Assurer la prise de rendez-vous et la tenue des agendas des permanences.
- Préparer les documents et réaliser les inscriptions pour les formations et les informations collectives.
- Organiser l'affichage de l'information et l'actualisation de la documentation de l'espace d'accueil à destination du public (plaquettes, affiches, etc.).
- Tenir à jour journellement les statistiques d'accueil du public via l'outil APPLI-STAT, diffusé par la FNCIDFF.
- Veiller à la bonne tenue du planning de présence de l'équipe.
Assurer les tâches de secrétariat
- Saisir, enregistrer, distribuer et classer les documents qui arrivent ou qui lui sont confiés (courriers, etc.).
- Rédiger, enregistrer, mettre sous pli, envoyer et/ou classer les courriers du CIDFF.
- Le cas échéant, saisir et envoyer les convocations, les ordres du jour, les comptes rendus de réunions et suivre les états de présence et d'absence.
- Centraliser les pièces des dossiers de formation et transmettre le dossier à l'OPCO pour la prise en charge.
- Assurer des démarches administratives auprès des administrations et des fournisseurs à la demande de la Direction.
Assurer la coordination avec le cabinet comptable
- Enregistrer les factures à l'arrivée.
- Établir les factures clients, en lien avec la Direction.
- Télécharger, stocker les factures et rassembler toutes les pièces dans un dossier, à transmettre à l'expert-comptable de façon mensuelle (notes de frais, justificatifs impôts, etc.).
- Vérifier les notes de frais, les barèmes et les pièces justificatives.
Assurer une mission de diffusion et de communication
- Veiller et assurer l'actualisation des informations du site internet du CIDFF, des sites partenaires et des réseaux sociaux auxquels le CIDFF adhère.
- Assurer l'animation de la page Facebook.
- Assurer la diffusion des informations récurrentes aux partenaires (permanences, autres actualités du CIDFF et thématiques traitées par le CIDFF.).
Veiller à la bonne logistique des locaux et des matériels
- Veiller au bon fonctionnement opérationnel des locaux et des matériels.
- Contacter la maintenance si nécessaire.
- Assurer la bonne gestion des fournitures administratives, préparer les commandes de réassort, réceptionner et contrôler les livraisons.
- Contrôler les ouvertures et fermetures des locaux, dont les volets.
- Vérifier le bon fonctionnement des copieurs et contacter la maintenance si nécessaire.

Profil et compétences
Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine du secrétariat, de l'assistanat ou de la gestion administrative.

Conditions d'emploi
- CDD de remplacement, jusqu'au retour de la salariée absente.
- Temps plein : 35 heures hebdomadaires.
- Rémunération : 1 867,02 € brut mensuel (SMIC) pour 35 heures.
- 6 semaines de congés + 4 jours de ponts / an.

Poste à pourvoir dès que possible.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Utiliser les outils numériques,Maîtrise des outils bureautiques

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.