Gestionnaire Administratif Formation Continue et Apprentissage H/F - Université de Valenciennes

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Définition du poste :

Le gestionnaire administratif FC et FA a pour missions principales d'exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure. Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Missions ou activités spécifiques liées au poste :

Réaliser des opérations de gestion courante: réception des dossiers de candidature, réalisation des devis, établir des conventions et des contrats, saisir les émargements FC, établir des demandes de facturation FC
Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (fichiers excel, FCA Manager, MyFormasup...)
Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
Retranscrire des informations orales à l'écrit
Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité, mettre à jour des modes opératoires qualité
Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
Participer aux audits
Classer et archiver des documents

Compétences et connaissances requises :

Connaitre le fonctionnement de l'enseignement supérieur et l'organisation d'une Université et plus particulièrement de la formation continue
Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, messagerie...)
Utiliser les applications spécifiques à l'activité(E-candidat, Mon Master, FCAManager, EDOF, VT, Pégase, MyFormasup, Job Teaser, ...)
Gérer la confidentialité des informations et données
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des échéances et contraintes
Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Travailler en équipe
Connaissances financières exigées

Compétences comportementales :

Bonnes qualités relationnelles et humaines,
Sens de l'écoute
Capacité d'anticipation et d'adaptation
Esprit d'initiative et de synthèse
Rigueur et sens de l'organisation
Disponibilité et réactivité