Assistant de la Secrétaire Générale et de la Secrétaire Générale Adjointe H/F - Service Public
- Paris 7e - 75
- Fonctionnaire
- Service Public
Les missions du poste
Assurer le secrétariat de la Secrétaire Générale et de la Secrétaire générale adjointe
1/ Organisation et suivi de l'activité de la SG et de la SGA :
- Gérer l'agenda de la SG et de la SGA, organiser et suivre les rendez-vous, en priorisant les demandes selon
leur caractère.
- Assurer l'organisation pratique des réunions (réserver les salles, inviter les participants, lancer les
visioconférences, tenir à jour les listes de participants...).
- Appuyer le chef de cabinet dans la préparation des déplacements.
2/ Accueil et premier niveau de renseignement physique, numérique et téléphonique :
- Assurer la gestion de la boîte mail du secrétariat du cabinet SG (réponse aux sollicitations, transmission des
informations partagées, classement et archivage).
- Assurer la permanence téléphonique.
- Accueillir les autorités dès leur arrivée au ministère.
3/ Préparation des dossiers pour la SG et la SGA :
- Préparer les dossiers des réunions en lien avec les services.
- Assurer la circulation d'informations aux services concernés.
4/ Appui général à la bonne exécution et à la fluidité des processus :
- Assurer le suivi du courrier et des parapheurs (physique et électronique), le classement et l'archivage.
- Mettre à jour les annuaires et les listes de diffusion.
- Assurer le suivi des fournitures et commander le matériel nécessaire.
5/ Appuis ponctuels de la DES et de la DPT
- Fonctionnement en brigade.
Ce poste requiert une habilitation Secret Spécial France.
- Cabinet ministériel
- Directions d'administration centrale
- Structures du Secrétariat général
- Services déconcentrés et opérateurs du ministère
- Autres départements ministériels (en particulier, le Secrétariat général du Gouvernement)
- Institutions publiques (Assemblée nationale, Sénat, Cour des comptes).
Le profil recherché
Savoirs :
- Maîtrise des outils bureautiques (Suite Office, Messagerie ministérielle, Parapheur électronique, Scribe, Chorus DT, GEDI, Resana, Docs, MonSelfMobile)
- Bonne connaissance des interlocuteurs
Savoir-faire :
- Maîtrise parfaite de l'expression orale et écrite
- Discrétion et sens de l'organisation
- Réactivité et esprit d'initiative
- Capacité à gérer dans l'urgence
- Capacité à travailler en équipe
- Sens du contact