Office Manager H/F - Scalian

Qui sommes-nous ?

Dans le TOP10 des Sociétés de Conseil en Ingénierie en France, le Groupe intervient sur des activités de services en management de projets industriels, supply chain, architecture et développement de systèmes numériques embarqués, applicatifs de systèmes d'information et d'Intelligence Artificielle dans des secteurs d'activité aussi variés que l'aéronautique, le spatial, l'automobile, le ferroviaire, les services, le luxe ou le retail...

Créée en 1989, SCALIAN compte aujourd'hui plus de 5500 collaborateurs répartis dans 11 pays et 15 implantations en France pour un chiffre d'affaires de 550 millions d'euros. SCALIAN travaille pour des grands Groupes du CAC40 sur des projets en AT ou au forfait.

Labellisée Grate Place to Work, SCALIAN connait une croissance de 20% chaque année.

Vous rejoindrez notre bureau d'études Mission Critical Systems basé à Toulouse, où 90 experts conçoivent et développent au forfait et en prestation des systèmes critiques en électroniques, bancs de tests et des logiciels embarqués pour la défense, le spatial, l'aéronautique et le ferroviaire.

Pourquoi nous rejoindre

Parce que Scalian vous accompagne dans le développement de votre carrière : Programme d'onboarding complet sur 1 an avec votre manager et votre RH, programmes de formation personnalisés, communautés techniques, événements internes

Parce que Scalian favorise la Qualité de Vie au Travail : Certifications Great Place to Work® et Best Workplaces for Women, Prime de cooptation, prime vacances, Accord télétravail.

Parce que Scalian développe une politique RSE concrète et ambitieuse : Mobilité durable, Actions environnementales, Accord Handicap et mission handicap avec temps dédié.

Mission

Véritable pilier du fonctionnement quotidien de l'agence, l'Office Manager assure la gestion des services généraux, l'accueil et la coordination administrative du site. Il/elle contribue à la qualité de vie au travail, au respect des obligations sécurité/conformité et apporte un support opérationnel aux équipes business et management.

Activités :

1. Gestion des moyens généraux et de l'environnement de travail

• Assurer la gestion du courrier entrant et sortant
• Piloter les relations avec les prestataires du site (ménage, maintenance, sécurité, etc.)
• Suivre les incidents et demandes liés aux locaux
• Organiser et optimiser les espaces de travail (bureaux, salles de réunion, espaces communs)
• Gérer les commandes et le suivi des fournitures
• Assurer l'interface avec les services généraux centraux

2. Accueil et support logistique

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs et interlocuteurs externes
• Gérer les badges d'accès et les registres visiteurs
• Coordonner les livraisons et réceptions de colis
• Organiser le support logistique lors des formations, audits, réunions clients ou événements internes
• Veiller à la qualité de l'expérience d'accueil sur site

3. Sécurité, conformité et environnement de travail

• Constituer et suivre les dossiers d'habilitation des collaborateurs
• Gérer les plans de prévention internes et clients
• Assurer le suivi des accès aux sites clients
• Superviser le suivi des équipements de protection individuelle (EPI)
• Mettre à jour les registres sécurité et les affichages réglementaires
• Participer à l'organisation des formations santé et sécurité au travail
• Contribuer à la prévention et au suivi de la sécurité incendie
• Participer à la mise en oeuvre des actions RSE au sein du site

4. Animation de la vie d'agence et expérience collaborateur

• Organiser les événements internes et temps conviviaux
• Participer à la communication interne locale
• Assurer l'accueil et l'onboarding administratif/logistique des nouveaux collaborateurs
• Mettre en oeuvre des actions favorisant la qualité de vie au travail (QVT)

5. Support business et opérations

• Participer à la mise en forme de supports commerciaux et de présentations
• Apporter un support administratif dans le cadre des appels d'offres
• Produire et consolider des reportings et tableaux de bord pour les managers
• Coordonner la mise à disposition des équipements informatiques et téléphoniques lors des démarrages de mission

Compétences comportementales

• Excellentes capacités d'organisation et de gestion des priorités
• Sens du service et bon relationnel
• Polyvalence et autonomie
• Rigueur administrative et sens de la confidentialité
• Capacité à coordonner plusieurs interlocuteurs et sujets simultanément
• Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, outils collaboratifs)
• Dynamisme et proactivité
• Esprit d'équipe
• Sens pratique et réactivité
• Capacité d'adaptation
• Orientation solutions