Secrétaire d'Accueil H/F - Centre Choregraphique Isadora

Votre mission : être le point d'ancrage de l'école
Le poste s'articule autour de trois rythmes bien distincts - pas d'inquiétude, tout n'arrive pas en même temps !
Au quotidien - Accueil & vie du lieu
- Accueil physique et téléphonique des familles, élèves et nouveaux adhérents.
- Écoute du répondeur dès l'arrivée, tri du courrier, gestion des mails et des réseaux sociaux (Facebook & Instagram).
- Maintien d'un hall accueillant et d'un bureau ouvert, lien constant avec les adhérents.
- Aide ponctuelle aux professeurs pour la remise des enfants aux parents entre les cours.
- Envoi d'un courriel aux parents en cas d'absence non excusée.
Toutes les semaines - Préparation administrative
- Suivi des inscriptions et mise à jour des licences FFD.
- Impression des factures, préparation des remises de chèque.
- Gestion des plannings d'occupation des locaux.
Bon à savoir : vous préparez le terrain (saisie, classement, relances) pour nos trésorières bénévoles qui s'occupent de la comptabilité à proprement parler. Pas besoin d'être expert-e-comptable !
Sur les périodes clés - Portes ouvertes, spectacles, rentrée
- Présence renforcée dans le hall lors des portes ouvertes, cours d'essai, répétitions et spectacles.
- Préparation des fiches de présence, listings pour l'Assemblée Générale.
- Suivi des inscriptions aux stages, aide à la vente des places de spectacle.
- Coordination avec le CA des bénévoles inscrits pour le spectacle et la buvette, feuilles de présence aux répétitions et spectacles.

Experience: 12 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Logiciel de traitement de texte,Méthode de classement et d'archivage,Principes de la relation client,Techniques de présentation,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Arts du spectacle vivant

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.