Gestionnaire - Rédacteur - Courriers des Élus - Ddc- Dreg H/F - Service Public

Description du département ou de la mission :

Le département chargé des relations avec les élus et le secrétariat général du Gouvernement (DREG) a 3 missions essentielles :

- il assure la prise en charge via l'application « Pégase » des courriers que les députés, sénateurs et les élus locaux adressent aux ministres chargés de la santé, des solidarités, de l'autonomie, du travail et de l'emploi ;
- il assure le traitement des questions écrites parlementaires via l'application « Réponses » ;
- il assure la réception de la production normative des ministères via l'application « Solon ». Il s'agit des décrets, des arrêtés, des décisions, des circulaires et des avis ; il gère la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires jusqu'à leur publication au Journal officiel.

Encadrement (oui ou non) : Non

Au sein du Département chargé des relations avec les élus et le SGG (DREG) à la Division des cabinets (DDC), compétente pour les ministres chargés de la santé, des solidarités, de l'autonomie, du travail et de l'emploi, le(la) gestionnaire est en charge des activités suivantes :

Activités principales :
- réception des courriers via le logiciel d'enregistrement PEGASE et tenue de la fiche « arrivée » ;
- lecture et orientation des courriers. Dans ce cadre, il doit rechercher les doublons éventuels (courrier sur le même thème, courrier du même auteur, relance, etc.) ;
- rédaction des accusés de réception, de notes de transmission et de lettres types soumis à la signature des ministres ou de leurs délégataires ;
- suivi dématérialisé des courriers et des projets de réponse transmis par le réseau des référents en liaison avec les rédacteurs du département ;
- expédition, classement et archivage courant des correspondances des élus ;
- établissement des données statistiques hebdomadaires pour chaque cabinet ministériel sur l'activité du département.

Activités complémentaires :
- assurer les diverses opérations logistiques du département (suivi du matériel et des fournitures...) ;
- appui ponctuel à d'autres missions du département telles que la participation à des opérations de résorption dans un secteur en surcharge au sein du pôle des courriers parlementaires (CP) et questions écrites (QE) ;
- participation aux opérations d'archivage en fin de législature.

Partenaires institutionnels :
- réseau de référents au sein de chaque direction et service de l'administration des ministères
sociaux (DAC, agences sanitaires, délégations interministérielles...) ;
- réseau interministériel des bureaux de cabinets ;
- tout interlocuteur institutionnel des ministères.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Organisation des ministères sociaux et de l'environnement institutionnel (M)
- Connaissance du fonctionnement parlementaire et administratif (M)
- Fonctionnalités des applications "métiers" (M)
- Processus et circuits de validation (M)

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Aptitudes relationnelles et au travail en équipe***
- Réactivité***
- Etre rigoureux et méthodique***
- Etre curieux et ouvert à l'actualité gouvernementale
- Etre autonome et savoir rendre compte***
- Discrétion et sens du service public***

Savoir-faire :

- S'organiser et gérer les priorités - M
- Capacité d'analyse et de synthèse - M
- Contrôler l'information et la transmettre au bon interlocuteur - M
- Utiliser les outils bureautiques et informatiques - M