Assistant de Direction - Commune de l'Entre Deux H/F - Communes

Participe à l'organisation pratique et administrative de la Direction des Services Techniques.
Assiste la direction et les différents responsables du service. Suit et gère l'organisation des dossiers. Accueille les visiteurs. Effectue la gestion des achats de fournitures courantes (administratives), ainsi que des réservations de matériels destinés aux festivités et des véhicules des élus et du personnel.
Gère les absences du personnel des services techniques en lien avec le service des Ressources Humaines.
Bonne connaissance des logiciels ATAL et SeditRh.

Accueil téléphonique et physique au secrétariat;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique;
Suivi des projets et activités de la direction;
Organisation et planification des réunions;
Rédactions des comptes rendus de réunion;
Suivi des stocks des fournitures et matériels de bureau.

Relations ponctuelles avec les services;
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages;
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique;
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers;
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers;
Organiser le classement et l'archivage des dossiers;
Suivi des projets et activités de la direction;
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat;
Suivre l'exécution budgétaire du service;
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service;
Accueil téléphonique et physique au secrétariat;
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent;
Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur;
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques;
Organisation et planification des réunions;
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions;
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.