Agent Administration Générale - Mairie Surgeres H/F - Communes

La ville de Surgères recherche au sein de son service administration générale, un agent administratif (h/f).
Sous l'autorité du responsable du service, vous assurez des missions administratives polyvalentes, en lien avec les différents services municipaux, les élus, les associations et les usagers.

Missions principales :
Gestion des salles et du matériel

- Gestion des demandes de réservation de salles et de matériels,
- Gestion des courriers et conventions de location, via le logiciel 3d ouest qui sera à mettre en place afin d'optimiser la gestion
- Gestion du planning et réalisation des états des lieux des salles municipales,
- Gestion du planning d'entretien de l'agent communal affecté,
- Gestion de la régie des salles communales
- Suivi de l'application du règlement des salles communales,
- Gestion et suivi des conventions d'occupation des locaux communaux à titre gratuit,

Gestion des commémorations et suivi des relations avec les associations patriotiques

- Organisation des commémorations (Invitations, courriers, déclarations d'événements, etc),
- Gestion et suivi des demandes de réservation de matériels au titre des cérémonies patriotiques,
- Suivi des relations avec les associations patriotiques,
- Suivi des demandes de subvention des associations patriotiques,
- Suivi et l'accompagnement du marrainage pour la Ville avec le 515e Régiment du Train

Gestion administrative et réglementaire

- Mise en ligne des arrêtés municipaux et autres arrêtés (Ex : Arrêtés préfectoraux) sur le site de la Mairie,
- Gestion du stock et suivi du marché de fournitures administratives,
- Rédaction de courriers divers liés au fonctionnement du service,
- Gestion des demandes de vente au déballage et liquidation et toutes autres déclarations obligatoires,
- Suivi des demandes d'occupation du domaine public relevant du service Administration générale,
- Gestion du dossier relatif ouvertures dominicales dérogatoires des commerces (Dimanches du Maire)
- Classement, suivi et archivage des dossiers relevant du service,
- Dématérialisation des actes administratifs émis par les services au contrôle de légalité,
- Affichage des actes administratifs y compris sur les panneaux extérieurs de la Mairie,
- Accueil et renseignement des usagers sur les démarches relevant du service,
Missions secondaires en cas de besoin :
- Réalisation de l'enregistrement du courrier « entrant » et du courrier « sortant »,
- Réalisation de la revue de presse,
- Prises de rendez-vous du Maire,
- Gestion du registre des arrêtés et du registre des délibérations,
- Participation aux réunions du Conseil municipal pour le secrétariat de séance,
- Appui administratif aux autres services municipaux en cas de nécessité

Savoir-être général

- Être organisé et méthodique,
- Sens de l'écoute et de l'observation,
- Dynamisme, réactivité et esprit d'initiative,
- Être autonome au quotidien dans l'organisation du travail mais savoir se référer à la hiérarchie,
- Qualités relationnelles indispensables,
- Capacité de travail en équipe,
- Savoir travailler dans un espace ouvert,
- Discrétion,
- Secret professionnel et devoir de réserve,
- Sens du service public,
- Rigueur et fiabilité dans le suivi des dossiers,
- Adaptabilité et polyvalence.

Profil recherché
- Une expérience dans le domaine administratif, idéalement au sein d'une collectivité territoriale, serait appréciée
- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et du fonctionnement d'une mairie appréciée
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie électronique)
- Qualités rédactionnelles et bonne maîtrise de l'orthographe
- Sens de l'accueil et du contact avec le public
- Permis B

Conditions de travail :
Durée hebdomadaire : 39 heures avec RTT.
Horaires : du lundi au jeudi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 17 h 30 / le vendredi de 8 h 30 à 12 h 30 et de 13 h 30 à 16 h 30
Lieu de travail : mairie.

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