Agent Polyvalent Courrier et Dematerialisation - Communauté Urbaine Caen la Mer H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Au sein de la Direction de la Relation à l' Usager et Appui Logistique (DiRUAL), mutualisée pour la Communauté
urbaine, la Ville de Caen et son CCAS, et sous la responsabilité du responsable du pôle courrier, vous intégrez le pôle en tant qu'agent polyvalent courrier et dématérialisation.
Vous contribuez au bon fonctionnement de la chaîne courrier, de sa réception à sa distribution, en passant par son
traitement et sa dématérialisation. Vous assurez également les tournées internes et externes, la gestion des plis
suivis et la réception des colis.

À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :
Courrier et distribution
Réceptionner, trier, ouvrir, dater et répartir les correspondances ;
Préparer et assurer les tournées internes et externes ;
Collecter et distribuer le courrier interne et les parapheurs ;
Assurer l'affranchissement des courriers et colis ;
Enregistrer et suivre les plis spécifiques : recommandés, colis, procurations... ;
Veiller au bon acheminement des correspondances et au respect des consignes et procédures.

Numérisation et dématérialisation
Trier les correspondances par thématique et en assurer la numérisation ;
Enregistrer et intégrer les documents dans les applications dédiées ;
Assurer l'attribution, la ventilation et le suivi des correspondances ;
Traiter les courriers issus des messageries institutionnelles de la Communauté urbaine et de la Ville et
contact CADA.
Participer à l'archivage et au versement des documents.

Gestion des colis et activités complémentaires
Réceptionner les colis et accueillir les livreurs ;
Informer les services destinataires et assurer le stockage temporaire dans le respect des procédures ;
Réaliser, si nécessaire, des courses urgentes ou imprévues ;
Répondre aux sollicitations des services et rédiger des courriels professionnels ;
Participer à la saisie et au suivi des données d'activité ;
Assurer le tri et la distribution des bulletins de paie ;
Signaler à la hiérarchie tout incident ou dysfonctionnement.

Vous êtes titulaire d'un grade du cadre d'emplois des adjoints techniques territoriaux ou êtes susceptible d'être
recruté(e) directement. Vous appréciez les missions polyvalentes, combinant activité de terrain, contact avec les
services et utilisation des outils numériques.
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants : Word, Excel, Outlook et messagerie ;
Vous connaissez les principes de base de la numérisation et du traitement dématérialisé des documents ;
Vous êtes à l'aise avec l'utilisation d'outils informatiques et d'applications métiers ;
La connaissance du fonctionnement d'une machine à affranchir et des procédures liées aux plis spécifiques
constitue un atout.
Vous savez organiser et optimiser vos tournées et déplacements. Vous êtes à l'aise pour vous repérer dans les
bâtiments et sur le territoire de l'agglomération. Vous savez appliquer les procédures et consignes avec rigueur,
effectuer des opérations de comptage et de saisie, et rendre compte de votre activité en signalant les éventuelles
difficultés.
Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur, votre ponctualité et votre sens de l'organisation. Vous faites preuve de
discrétion et respectez les règles de confidentialité et de secret professionnel.
Doté(e) d'un bon relationnel, vous appréciez le travail en équipe et savez faire preuve de disponibilité, d'adaptabilité
et de polyvalence. Vous êtes à l'aise dans vos échanges avec des interlocuteurs variés, notamment les services et
les élus.