Assistante de Direction - Mairie de Villenave d'Ornon H/F - Communes

- Assister le Directeur de service- Accueillir au téléphone et physiquement (Filtrer les appels (externes : commerciaux, internes : réorienter les utilisateurs pour les amener à rédiger une demande d'intervention par le logiciel de helpdesk)).
- Ré-orienter les réclamations des administrés vers les fournisseurs Internet impactés- Suivi budgétaire : Suivi des factures, des contrats de maintenance, des modifications de contrats et/ou abonnements- Suivi des achats/stocks : rédaction des bons de commandes, saisie des entrées/sortie de stock,relance des fournisseurs- Gérer le retour SAV : valider la procédure de retour avec les fournisseurs + gérer l'envoi retours, relancer les fournisseurs- Concevoir, réaliser, mettre en forme et diffuser des courriers, des notes de services, des comptes rendus de réunion, des procédures, des outils de communication pour le compte du Directeur de service (Préparer notamment les données chiffrées pour les documents de synthèse du service)- Organiser et planifier des réunions- Préparer les marchés (pour les reconductions, mettre en forme en actualisant les informations) + rédiger les parties administratives en relation avec le service juridique)- Gérer le classement et veiller à l'archivage des documents

- Apporter une aide permanente au Directeur de service et à l'Elu référent en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier.

-Savoir rédiger selon les règles de syntaxe, de grammaire
- Savoir analyser et synthétiser des documents- Savoir travailler en équipe et assurer les transmissions selon les consignes et les procédures définies- Savoir mettre en forme et présenter des dossiers et documents écrits (bonne connaissance bureautique souhaitée,
notamment dans l'utilisation des fonctions avancées des tableurs)- Savoir gérer un classement (Etre force de proposition dans le plan de classement).-Savoir traiter les demandes des administrés, des partenaires et des services.
- Rigueur, organisation et méthode- Sens de l'écoute et de la reformulation- Diplomatie et aisance relationnelle- Autonomie et initiative dans la mise en oeuvre du travail- Discrétion et obligation de confidentialité