Hôtesse d'Accueil et Administartive H/F - Nova Human Recruitment

Nous sommes un cabinet de recrutement spécialisé sur toutes les fonctions supports , comptabilité , juridique , retail

Assistant(e) - Hôte(sse) d'accueil & Administratif

Secteur : Retail
Localisation : Paris 8e / Paris 17e
Type de poste : Assistant(e) administratif(ve) & accueil
Rattachement : Direction / Services administratifs

Présentation du poste

Dans le cadre de notre activité dans le secteur du retail, nous recherchons un(e) Assistant(e) - Hôte(sse) d'accueil & Administratif afin d'assurer l'accueil de nos visiteurs et collaborateurs ainsi que le bon fonctionnement administratif quotidien de nos bureaux.

Véritable premier point de contact de l'entreprise, vous contribuez à véhiculer une image professionnelle, accueillante et soignée de la société.

Vos principales missions

Accueil & réception

• Accueillir, renseigner et orienter les visiteurs, clients, fournisseurs et partenaires.
• Assurer l'accueil téléphonique et transmettre les appels aux interlocuteurs concernés.
• Gérer les arrivées des visiteurs et prévenir les collaborateurs concernés.
• Veiller à la bonne tenue et à l'organisation de l'espace d'accueil et des espaces communs.
• Préparer les salles de réunion et s'assurer de leur disponibilité.
• Réceptionner et gérer les courriers, colis et livraisons.

Assistanat administratif

• Assurer différentes tâches administratives quotidiennes : classement, archivage, saisie et mise à jour de documents.
• Gérer et suivre les courriers entrants et sortants.
• Participer à la préparation et à la mise en forme de documents administratifs.
• Effectuer le suivi de certains tableaux de bord et fichiers internes.
• Gérer les commandes de fournitures et consommables.
• Assurer le lien avec différents prestataires et fournisseurs.
• Apporter un soutien administratif ponctuel aux différents services de l'entreprise.

Organisation & vie des bureaux

• Participer à la bonne organisation quotidienne des bureaux.
• Anticiper les besoins en fournitures et équipements.
• Signaler et suivre les éventuels problèmes techniques ou logistiques.
• Participer à l'organisation de réunions, rendez-vous et événements internes.
• Contribuer à créer un environnement de travail agréable, organisé et professionnel.

Vous êtes une personne dynamique, souriante, organisée et rigoureuse, avec un excellent relationnel.

Vous appréciez les environnements exigeants et savez gérer plusieurs demandes simultanément tout en conservant un excellent niveau de service.

Vous êtes reconnu(e) pour :

• Votre excellente présentation et votre sens de l'accueil.
• Votre aisance relationnelle et votre sens du service.
• Votre organisation et votre capacité à gérer les priorités.
• Votre discrétion et votre professionnalisme.
• Votre autonomie et votre réactivité.
• Votre bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Outlook, PowerPoint.
• Votre capacité à communiquer avec différents interlocuteurs.

Qualités essentielles

Sens du service - Organisation - Présentation - Réactivité - Polyvalence - Discrétion - Esprit d'équipe - Rigueur