Assistant de Direction H/F - Grand Lyon

Riche de ses 9 600 collaborateurs et de ses 250 métiers, la Métropole de Lyon porte des politiques publiques très diverses pour ses 1,4 millions d'habitants et son territoire : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, numérique...

La Métropole de Lyon porte des orientations en matière de développement économique visant à soutenir les acteurs économiques et renforcer l'attractivité et la souveraineté du territoire. Dans cette ambition d'une action de développement économique au service des entrepreneurs, des filières et de l'économie de proximité, la direction de l'action et transition économiques (DATE) est une direction favorisant l'agilité, la transversalité et le collectif, animée par des valeurs de bienveillance, de loyauté et d'engagement.

Rattaché-e au directeur de la DATE, vous êtes en charge de son secrétariat et de celui d'un autre service de la direction. Vous assurez l'interface avec les autres assistants de direction de la délégation, et plus globalement de la Métropole de Lyon.
Vous portez une mission d'intérêt général chargée de sens et en interaction permanente avec les acteurs économiques. Vous participez à la construction d'un territoire de référence et de convergence entre vitalité économique et qualité de vie des habitants.

- gérer l'agenda du directeur et du service : organiser les rendez-vous et les déplacements,
- assurer le traitement et le suivi du courrier : réception, saisie, distribution et suivi des réponses,
- réceptionner, gérer et orienter les appels téléphoniques,
- rédiger et mettre en forme tous types de documents (lettre, courrier, compte-rendu, notes) et en assurer la diffusion,
- assurer le suivi du circuit de visas et des signatures,
- centraliser les demandes de notes destinées à la Présidente,
- assurer le suivi du circuit délibératif en étroite collaboration avec la direction ressources ; suivre le tableau délibératif,
- participer à la gestion et au suivi logistique des réunions et des manifestations de la direction et du service : organisation, diffusion de l'ordre du jour et du compte-rendu,
- garantir le suivi administratif des lettres de commandes et des factures en étroite collaboration avec la direction ressources,
- assurer le rôle de référent-e RH de la direction,
- prendre en charge le classement et l'archivage,
- coordonner l'activité et travailler en étroite collaboration avec l'ensemble des assistantes de la direction.

- formation dans le domaine du secrétariat,
- expérience sur des fonctions similaires,
- maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe,
- maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Gedelib),
- connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales,

- dynamisme et réactivité,
- qualités relationnelles et sens du travail en équipe,
- capacité à travailler en transversalité,
- capacité d'organisation et de priorisation,
- capacité à travailler dans l'urgence et résistance à la pression,
- capacité à respecter les délais et les procédures,
- capacité d'adaptation,
- force de propositions et prises d'initiatives,
- autonomie,
- discrétion et confidentialité.