Assistant Administratif H/F - Trajectoire

TRAJECTOIRE, organisme de formation, recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) en renfort pour la période de novembre 2026 à fin janvier 2027, dans le cadre d'un temps partiel de 24 heures par semaine.
Vous rejoindrez une équipe à taille humaine et contribuerez au bon déroulement des actions de formation, aussi bien sur le plan administratif que logistique.

Missions administratives prioritaires - Vous aurez notamment en charge :
- Le classement et l'archivage numérique des contrats et des documents relatifs aux animateurs ;
- Le traitement et la mise à jour sur Excel des appréciations des participants et des animateurs ;
- Le remplissage des attestations FIF PL ;
- Le traitement des inscriptions aux formations INTRA : vérification des informations et validation des inscriptions ;
- Le rapprochement entre les inscriptions et les connexions aux formations en visioconférence via Zoom ;
- La validation des conventions de formation dans le logiciel SAFIR ;
- La réalisation de différentes opérations de vérification et de contrôle administratif.

Missions logistiques - Selon les besoins des sessions de formation, vous pourrez également être amené(e) à :
- Préparer les salles avant les formations ;
- Organiser et gérer les pauses de l'après-midi ;
- Générer les feuilles de présence ;
- Scanner et enregistrer les feuilles de présence après les formations ;
- Participer à la mise en place et au rangement des salles ainsi qu'à de petites opérations de manutention.

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée et fiable, capable de travailler avec méthode dans un environnement où les tâches sont variées et les délais parfois courts.

Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques (Pack-office) et notamment Excel, et vous savez assurer un suivi administratif précis.

Vous êtes particulièrement à l'aise avec :
- Le classement et l'organisation de documents numériques ;
- La saisie et le contrôle de données ;
- Excel et les outils bureautiques courants ;
- Le respect de procédures et de consignes ;
- Les tâches nécessitant rigueur et attention aux détails.

Vous êtes à minima titulaire du Bac.
Une première expérience dans un poste administratif est exigée. Une expérience dans le secteur de la formation professionnelle ou dans la gestion administrative constitue un plus, mais n'est pas indispensable.
Vous avez un bon niveau d'expression écrite (orthographe, rédaction...).

Qualités recherchées : nous attachons une importance particulière à votre état d'esprit.
Vous êtes :
Rigoureux(se) et organisé(e) ;
Autonome tout en sachant travailler en équipe ;
Dynamique et réactif(ve) ;
À l'aise dans les relations avec différents interlocuteurs ;
Polyvalent(e) et capable de passer facilement d'une tâche administrative à une tâche logistique ;
Ponctuel(le) et fiable ;
Discret(ète) et respectueux(se) de la confidentialité des informations traitées.
Vous aimez que les choses soient bien faites et vous avez le sens du service et du collectif.

Conditions du poste
Type de contrat : CDD
Période : de novembre 2026 à fin janvier 2027
Temps de travail : 24 heures par semaine (travail en matinée à partir de 8h)
Lieu : Montpellier Millénaire
Rémunération : selon profil et expérience

Ce poste constitue une mission polyvalente, combinant gestion administrative, suivi des formations et appui logistique, avec un rôle concret dans le bon déroulement des sessions et la satisfaction des participants.
Vous êtes organisé(e), efficace et aimez le travail bien fait ? Rejoignez TRAJECTOIRE

Experience: 3 An(s)

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Permis: B mention 79.06 (= EB) souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.