Assistant Administratif et Technique H/F - Direction de l'Environnement, de l'Aménagement et du Logement Guadeloupe (DEAL Guadeloupe)

Sous l'autorité hiérarchique du chef de l'unité d'Accessibilité du territoire, vous assurez des missions administratives, organisationnelles et de suivi de l'unité, plus précisément:

Assistance à l'unité:
- Assurer l'accueil physique, téléphonique et par courriel
- Gérer et suivre les courriers / courriels, y compris les courriers signalés

Assistance à l'instruction et au contrôle des dossiers
- Enregistrer les demandes d'autorisation et les pièces administratives arrivant par papier et de manière dématérialisée;
- Envoie les courriers relatifs aux contrôles des ERP (lettre d'annonce, rapport de visite, ...)
-Compléter les tableaux de suivi et suivre les indicateurs de l'unité

Assistance à l'organisation de la Sous-commission départementale d'accessibilité (SCDA)
- Préparer et transmettre les convocations des membres de la SCDA
- Assurer la diffusion et l?archivage des décisions (PV de la SCDA, contrôles, ..)
- Compléter les tableaux de suivi et suivre les indicateurs de l'unité

Assistance à la gestion des autres commissions:
- Enregistrer et répondre aux convocations des différentes commissions auxquelles l'unité participent (FSGR; SCDS, CDSA, ...)
- Compléter les tableaux de suivi et suivre les indicateurs de l'unité

Actions et communication de l'unité
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Produire du contenu pour la partie intéressant l'unité AT:
- Participer aux actions / événements de l'unité et les valoriser

Dans l'exercice de ses fonctions, vous travaillez en étroite collaboration avec les agents de l'unité (4 dont le chef d'unité, répartis sur les 2 sites de la DEAL), les membres des commissions et sous commissions départementales d'accessibilité, de sécurité, les services de l'État, plus spécifiquement les services de la préfecture (directeur de cabinet, SIDPC) et de la sous-préfecture de Pointe-à-Pitre, le SDIS, les collectivités territoriales et les gestionnaires d'établissements recevant du public.

Il est recherché un ou une candidate une grande maîtrise des outils bureautiques, en particulier des tableurs, avec une aptitude confirmée à assurer le suivi administratif de dossiers, en particulier le respect des délais des procédures administratives.
Les compétences recherchées sont les suivantes :

Compétences techniques
- Maîtrise des outils bureautiques, notamment des tableurs, pour le suivi des dossiers, la production de tableaux de bord et d'indicateurs. Celle utilisée est Collabora (compétence obligatoire)
- Capacité à utiliser des applications métiers, notamment BALU ; OSACA ; AVIS'AU ; Démarches simplifiées. La formation à leur utilisation est assurée en interne
- Aptitude à assurer le suivi administratif de dossiers et à gérer des bases de données.
- Qualités rédactionnelles permettant la rédaction de courriers, comptes rendus, procès-verbaux et documents administratifs.

Savoir-faire
- Organiser et planifier les travaux de la Sous-commission départementale d'accessibilité.
- Gérer simultanément plusieurs dossiers et respecter les échéances réglementaires.
- Assurer le suivi des contrôles d'accessibilité des ERP et la traçabilité des actions engagées.
- Compléter et suivre les tableaux de suivi et des indicateurs d'activité.

Savoir-être
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Autonomie dans la gestion des missions confiées.
- Réactivité et capacité à gérer les priorités.
- Capacité d'adaptation à l'évolution des outils numériques et des procédures.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Esprit d'équipe et aptitude à travailler en réseau avec de nombreux interlocuteurs.
- Sens du service public et qualités relationnelles.

Connaissances
- Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des services de l'État
- Connaissance de la réglementation relative à l'accessibilité des établissements recevant du public (ERP) et du cadre bâti, ou capacité à l'acquérir rapidement.
- Connaissance des procédures administratives liées au fonctionnement des commissions consultatives.