Assistant de Direction H/F - Service Public

Le secrétariat de direction, au sein duquel vous exercerez, est composé de 2 agents, chargés d'assister le directeur départemental et son adjointe, avec des responsabilités spécifiques mais un fonctionnement en binôme permettant de garantir une continuité de service.

Vous serez de façon privilégiée l'assistant(e) du directeur départemental. Ces fonctions comportent deux composantes principales:
- une partie classique de secrétariat: gestion du courrier, organisation/suivi des agendas des directeurs, suivi des courriers signalés, ponctuellement frappe ou rédaction de courriers...
- une composante organisationnelle et relationnelle, nécessitant rigueur et réactivité, pour obtenir/relancer les réponses des chefs de services aux demandes des directeurs ou de la préfecture, fluidifier les relations avec l'ensemble de la communauté de travail...

Chaque directeur doit être informé de toutes les affaires en cours, ce qui implique un suivi permanent des dossiers, courriers, courriels, informations orales...

Vous assurerez également les missions suivantes:
- veille documentaire,
- webmestre du site Intranet de la DDT (en cours de restructuration),
- référent(e) archives pour la DDT,
- appui administratif auprès de l'architecte et du paysagiste conseils de l'État (oragnisation des déplacements, etc.).

Relations internes et externes : interface entre le personnel et les directeurs, lien permanent avec les chefs de service de la DDT et avec le secrétariat général commun, relations quotidiennes avec les services de la préfecture et, notamment, avec les assistantes du préfet avec lesquelles entretenir des relations de qualité est essentiel.
Responsabilités tenant au positionnement du titulaire : le positionnement auprès du directeur départemental induit une responsabilité particulière en appui de ce dernier.

- Compétences techniques
Maîtrise des applications informatiques et bureautiques;
Qualités rédactionnelles.

- Compétences transversales
Qualités de discrétion, de réserve et confidentialité;
Aptitude à faire face à l'imprévu, à travailler dans l'urgence, à organiser les priorités;
Savoir travailler en équipe, savoir gérer son temps, savoir s'organiser;
Perspicacité, disponibilité, fermeté;
Connaître les personnes ressources mobilisables en interne comme en externe.

- Compétences relationnelles
Savoir solliciter et se faire comprendre;
Savoir écouter, communiquer, transmettre sans interpréter;
Savoir construire et entretenir un réseau relationnel de qualité.

- Mode d'acquisition
Une partie de ces compétences pourra s'acquérir par des formations ou par compagnonnage.