Assistant·e de Direction H/F - le Mouvement des Regies

L'assistant(e) de direction est placé(e) sous la responsabilité du Délégué Général (DG).
Il (elle) doit être autonome dans le suivi des missions et tâches récurrentes. Il est de ce fait attendu une réelle capacité de prise d'initiative et d'alerte en cas de dysfonctionnement.

1. Le secrétariat de la Présidence du MR et du Délégué général
- Gestion des courriers et des documents relatifs à la vie associative.
- Organisation des réunions et tenue de l'agenda, prise de rendez-vous.
- Préparation des déplacements (réservations des titres de transports, hébergements, etc.).
- Archivage des documents.

2. Le secrétariat et l'appui à l'organisation des instances
- Les principales instances concernées : les Bureaux, les Conseils d'administration, les commissions de travail, l'Assemblée Générale annuelle.
- Organisation logistique, suivi des devis et factures, convocations, suivi des inscriptions, suivi et mise en forme des courriers, documents de présentation et comptes rendus.
- Préparation et vérification des notes de frais de remboursement avant validation.

3. Le suivi des relations aux 130 Régies de quartier adhérentes au Mouvement des Régies
- Tenue des fichiers, des archives et de la base de données.
- Responsabilité des mailings.
- Traitement ou transmission auprès de l'équipe des salarié.es du MR des demandes spécifiques.
- Suivi des adhésions / cotisations en lien avec le responsable administratif et financier.
- Traitement administratif des conventions entre Le Mouvement des Régies et les Régies.

4. La fonction d'accueil dans les locaux du 144 boulevard de la Villette
- Réception et transmission des courriers (chrono courriers.).
- Standard téléphonique, accueil physique.
- Gestion des stocks et des fournitures de bureau.
- Relations avec certains fournisseurs, prestataires (bailleur, fournitures administratives, affranchissement, photocopieur, .).
- Demandes ponctuelles à adresser (devis) en fonction des besoins.

5. Un appui sur certaines demandes spécifiques, le cas échéant
- Un appui ponctuel au secrétariat et à l'organisation d'évènements des pôles d'activités du MR à la demande du DG.
- Le suivi de certains dossiers spécifiques.
- La validation des frais de remboursement.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,BTS support à l'action managériale,Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Méthode de classement et d'archivage,Modalités d'accueil,Techniques de gestion administrative,Titre professionnel assistant de direction,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la coordination des voyages d'affaires,Classer des documents,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Préparer les dossiers pour les réunions de direction,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger un compte rendu de réunion,Rédiger un écrit professionnel,Relayer de l'information,Représenter et mettre en valeur l'image de l'entreprise,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Tenir à jour des agendas personnels et partagés,Utiliser les outils numériques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.