Secretaire - Accueil H/F - Ass Centres Socio Culturels

Le Centre social Wittacité - association d'éducation populaire, agréé Centre social par la CAF propose des activités à caractère social, éducatif, culturel et de loisirs en direction de la population de son territoire d'intervention de Wittelsheim.
Le Centre social Wittacité est un lieu d'animation de la vie sociale de Wittelsheim permettant aux habitants d'exprimer, de concevoir et de réaliser leurs projets.
Les services de proximité, les activités (éducatives, culturelles, de loisirs, familiales et sociales) et les projets proposés visent à favoriser le lien social, familial, intergénérationnel ainsi qu'à promouvoir les initiatives des habitants.

Les missions s'inscrivent dans le projet du Centre social en relation étroite avec les services et l'ensemble de la direction.

Participe à la mission d'accueil du Centre social Wittacité et au fonctionnement quotidien du Centre social Wittacité et de ses différents sites.

Participation régulière à la gestion des dossiers de la Direction.

Propose une offre globale d'information, d'orientation et de facilitation en matière d'accès au droit au sens large :
- Accueille le public
- Développe et coordonne une offre globale d'information et d'orientation
- Écoute, informe, oriente les publics
- Contribue au recueil des besoins des habitants et de leurs idées de projets collectifs
- Participe au développement des liens partenariaux de proximité
- Participe à la communication : élaboration de support (newletters, affiches..)

Réalise le secrétariat du Centre Social et les prises de RDV des services dans les locaux du Centre Social et participe au secrétariat de la structure.

Contribue au Projet Social et de son évaluation

RELATIONS DU POSTE

Relations internes :
Salariés du Centre Social des différents services
Bénévoles du Centre Social
Direction

Relations externes :
Habitants (tout public)
Partenaires institutionnels
Associations

COMPÉTENCES/APTITUDES

Savoirs :
Connaissance et maîtrise des orientations stratégiques et des objectifs généraux du projet social
Connaissance des orientations et de l'organisation de l'association
Connaissance du projet social du Centre Social
Connaissance des procédures en vigueur dans les collectivités (mairies, caf, m2a .)
Connaissance des procédures de gestion administrative liée à son activité et de secrétariat
Connaissance des principes de « service » dans l'équipement (laïcité, égalité, confidentialité...)
Connaissance des interlocuteurs, des missions et des modes d'organisation des acteurs locaux
Connaissance de l'offre de service disponible sur le territoire (missions, dispositif et projets des acteurs locaux)

Savoirs faire : Être en capacité de :
Connaître/maîtriser les outils informatiques bureautiques dédiés
Maîtrise des techniques d'accueil, d'information et de communication
Créer les outils nécessaires à l'animation de l'espace accueil
Utiliser les outils de suivi (enregistrement d'inscriptions, statistiques d'accueil.)
Contribuer à l'atteinte des objectifs spécifiques au projet accueil
Faciliter et développer l'implication et la participation des habitants dans les projets
Faire le lien avec l'équipe du centre, les habitants et partenaires de proximité
Rédiger des courriers et remplir les formulaires administratifs
Gérer les plannings (prêt de salles, permanences horaires d'ouverture.)
Savoir expliquer, synthétiser et argumenter à l'oral ou à l'écrit
Etre capable de s'adapter à une situation et à son interlocuteur, savoir gérer les tensions

Savoirs être :
Etre accueillant, disponible, réactif et faire preuve de discrétion
Sens de l'écoute, rigueur, patience

Experience: 24 Mois

Compétences: Agent d'accueil et de secrétariat,Bac pro métiers de l'accueil,Bureautique et outils collaboratifs,Logiciel de traitement de texte,Méthode de classement et d'archivage,Règles et consignes de sécurité,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du stress,Techniques de présentation,Techniques de prise de notes,Utilisation de logiciels de tableur,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Faciliter la résolution de questions et démarches administratives,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Organiser l'agenda des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Surveiller les livraisons et les expéditions,Utiliser les outils numériques,Connaître/maîtriser les outils informatiques ,Maîtrise des techniques d'accueil, d'information ,Maitrise des techniques de communication

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Accueil de jeunes enfants

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.