Secrétaire Psychotechnicien H/F - Civils de la défense

Vous serez en charge de la gestion du secrétariat du bureau mais également de l'accueil et de la passation des tests psychologiques.

Vous serez en charge des activités suivantes :

• Réceptionner, accueillir, renseigner et orienter les personnes soit vers celle recherchée, soit vers une structure ou un service compétent,

• Prendre en charge les questions logistiques : prise de rendez-vous, organisation de réunions, gestion du courrier, commande et réception des fournitures et matériels, gestion des déplacements, etc...

• Exploiter et mettre à jour la documentation afférente au fonctionnement du secrétariat,

• Contribuer à l'harmonisation des processus administratifs

• Appliquer les règles de sécurité (coffre, document classifié), de sauvegarde ou classement des archives,

• Accueillir et prendre en charge et raccompagner les candidats externes depuis le poste de sécurité,

• Assurer des fonctions de soutien administratif et logistique du chef du bureau, de son adjoint et de l'ensemble des psychologues,

• Gérer l'agenda de l'ensemble des psychologues et du chef du bureau et de son adjoint,

• Organiser la passation des tests psychotechniques pour les candidats internes et externes en distanciel et en présentiel,

• Préparer des dossiers de candidature pour les psychologues (recrutement, réintégrations, départ en affectation extérieures, concours...),

• Gérer des tableaux de bords,

• Mettre à jour des dossiers dans la base de données informatique,

• Mettre en forme des comptes rendus et fiches conseils des psychologues,

• Assurer l'archivage et le suivi des dossiers en interne et auprès des archives centrales,

• Commander les fournitures et de tests (liaison avec les éditeurs de tests de psychologie)

• Établir des demandes de laissez-passer.

Fonctionnaire de catégorie C ou catégorie B.

Vous avez déjà travaillé au sein d'un secrétariat ou vous avez une expérience d'assistant(e) de direction ou dans l'accueil des personnes.

Vous souhaitez apprendre de nouvelles compétences et trouver de la polyvalence dans vos missions.

Vous possédez les compétences et qualités suivantes :

• Discret en raison de la confidentialité des dossiers traités
• Dynamique et volontaire pour gérer la charge de travail
• Polyvalent en raison de la pluralité des missions demandées
• Aisance orale et relationnelle
• Capable d'écoute et de bienveillance pour accueillir les demandes adressées au bureau
• Organisé et productif
• Curieux d'apprendre de nouvelles choses.
• Respectueux des règles et procédures liées à la sécurité et la confidentialité.