Office Manager Architecture Paris H/F - Vene Recrutement et Intérim

Vene Recrutement, cabinet de recrutement dédié aux métiers Architecture / Architecture intérieur & Ingénierie, Immobilier & Construction et Mode / Artisanat & Luxe.
Notre client, agence d'architecture contemporaine orientée vers une architecture innovante et durable, recherche son Office Manager H/F.
L'agence conçoit aussi bien des constructions neuves que des réhabilitations, dans des domaines divers (logement, tertiaire, commerce, industrie ou encore luxe).

Véritable pilier de l'agence, vous assurez la fluidité de l'organisation interne et accompagnez la direction dans le pilotage quotidien de l'activité.
Vous sécurisez les aspects administratifs, financiers et organisationnels, optimisez les process internes et permettez aux équipes de se concentrer pleinement sur la conception, la coordination et le suivi des projets.
Vous intervenez à la croisée de plusieurs sujets : gestion administrative, suivi financier, appels d'offres, facturation, coordination interne et support de direction.


MISSIONS :

1. Office management & organisation interne
- Gestion du fonctionnement quotidien de l'agence : fournitures, prestataires, déplacements, logistique, équipements
- Organisation et amélioration continue des process internes : checklists, templates, procédures, outils de suivi
- Structuration des méthodes de travail et des documents partagés
- Suivi des contrats fournisseurs, abonnements, assurances et services généraux
- Contribution à la bonne circulation de l'information au sein de l'agence

2. Support de direction
- Gestion des agendas et organisation des réunions
- Préparation des supports de réunion, dossiers, courriers, présentations et documents administratifs
- Rédaction de comptes rendus et suivi des actions à mener
- Suivi des échéances importantes : contrats, facturation, appels d'offres, livrables, signatures
- Interface avec les partenaires, clients, bureaux d'études, entreprises et prestataires

3. Gestion administrative et financière des projets - MOE / AMO
- Création, structuration et suivi des dossiers projets
- Suivi des conventions, ordres de service, plannings, tableaux de bord et documents contractuels
- Suivi des pièces administratives : marchés, attestations, assurances, DOE selon profil
- Suivi financier des opérations : budgets, engagements, reste-à-faire, échéanciers, tableaux de pilotage
- Préparation, mise en forme et suivi des devis, contrats, avenants et bons de commande
- Contrôle des documents avant envoi et suivi des signatures

4. Réponse aux appels d'offres
- Veille et gestion des consultations via la plateforme M2BPO
- Analyse des dossiers de consultation et identification des pièces à produire
- Constitution et mise en forme des dossiers de réponse
- Préparation des pièces administratives, références, notes méthodologiques et présentations
- Coordination interne pour la production des candidatures
- Suivi des délais, dépôts et relances

5. Facturation, contrats & coordination comptable
- Préparation et suivi de la facturation clients
- Suivi des règlements, relances clients et appui au suivi de trésorerie
- Préparation des propositions de mission, contrats et avenants
- Mise en forme, contrôle et suivi des documents contractuels jusqu'à signature
- Interface avec l'expert-comptable
- Classement, archivage et gestion des documents administratifs, comptables et contractuels
- Transmission des pièces comptables et suivi des échéances

PREREQUIS :

- Expérience confirmée sur un poste d'Office Manager, Assistant de direction, Assistant administratif et financier ou poste similaire
- Une expérience impérative en agence d'architecture, bureau d'études, maîtrise d'oeuvre, AMO, immobilier ou construction
- Très bonne organisation, rigueur et sens des priorités
- Excellentes qualités rédactionnelles et relationnelles
- Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle avec fiabilité et autonomie
- Aisance avec les chiffres, les tableaux de suivi et les documents contractuels
- Discrétion, sens du service, réactivité et esprit d'équipe
- Intérêt pour l'architecture, le design, la construction ou les environnements créatifs


Compétences attendues :

- Maîtrise du Pack Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
- Très bonne aisance avec les outils collaboratifs et les espaces de travail partagés
- Capacité à structurer des tableaux de suivi financiers et administratifs
- Bonne compréhension des circuits de validation, de facturation et de contractualisation
- Qualités rédactionnelles pour courriers, comptes rendus, dossiers de candidature et documents de synthèse
- Connaissance des appels d'offres publics et/ou privés
- Connaissance des procédures MOE / AMO


Logiciels et outils utilisés :

Les outils suivants pourront être utilisés au sein de l'agence :

- Microsoft Office 365 : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams
- Google Workspace : Drive, Docs, Sheets, Calendar
- Notion ou Trello : suivi des tâches, procédures internes, tableaux de bord
- Tiime : suivi comptable et facturation
- M2BPO : veille et réponse aux appels d'offres
- Adobe Acrobat Pro : assemblage, modification et signature de documents PDF
- DocuSign, Yousign : gestion des signatures électroniques
- Canva ou InDesign : mise en forme simple de présentations, dossiers et références

La maîtrise de tous ces outils n'est pas obligatoire, mais une excellente aisance numérique et une capacité à prendre rapidement en main de nouveaux logiciels sont attendues.

POSTE :

- Poste basé à Paris, en CDI.
- Salaire 35k/40K€


Créée il y a plus de 19 ans, VENE Recrutement et Intérim vous accompagne grâce à son équipe spécialisée dans les secteurs :

- Architecture
- Architecture d'intérieur
- Immobilier
- Construction
- Fonctions supports


Nous diffusons certaines offres sur nos sites, n'hésitez pas à les consulter et/ou nous transmettre votre candidature spontanée.

NB : TOUTES LES FONCTIONS/MISSIONS/INTITULES SUR CE TEXTE SE DECLINENT AU FEMININ COMME AU MASCULIN.