Secrétaire H/F - Eurometropole de Strasbourg

VOTRE DIRECTION
Le Cabinet accompagne la Maire de Strasbourg, Présidente de l'Eurométropole et les élu-es dans l'exercice de leurs responsabilités (agendas, représentations, courriers, administration générale.). Il veille à la mise en oeuvre des orientations prises par la municipalité de Strasbourg et de l'Eurométropole. Il a un rôle de facilitateur dans l'organisation et de gestion du travail des collaborateur-rices, assistant-es, secrétaires et personnels de l'administration générale qui y sont rattachés.

VOTRE SERVICE
Vous ferez partie du Cabinet au sein duquel une cinquantaine d'agent-es veillent à la mise en oeuvre des orientations prises par la municipalité de Strasbourg et de l'Eurométropole et facilitent l'organisation et la gestion du travail des collaborateur-rices, assistant-es, secrétaires et personnels qui y sont rattachés.

PARTICIPEZ AU SERVICE PUBLIC DE PROXIMITE
Vous assurez la réception, l'enregistrement, le suivi et l'expédition des courriers et courriels, participez à la gestion des parapheurs et veillez à la bonne circulation des informations entre le cabinet et les services. Vous contribuez à la traçabilité des dossiers et au respect des délais de traitement.

Dans ce cadre :

Vous traitez les courriers et courriels adressés à la Maire-Présidente : enregistrement et suivi dans le logiciel métier (ELISE), proposition d'orientation vers les services et le cas échéant, rédaction des accusés de réception.
Vous assurez le suivi des boîtes mail fonctionnelles en identifiant les courriels nécessitant un traitement, un enregistrement ou une transmission aux services concernés.
Vous préparez les courriers de remerciements, condoléances, félicitations et autres courriers protocolaires selon les consignes données. Vous répondez aux sollicitations téléphoniques des services et des administrés concernant les courriers.
VALORISEZ VOS COMPETENCES
Vous êtes diplômé-e d'un CAP/BEP secrétariat et disposez d'une expérience similaire.

Quels sont vos atouts ?

Votre maîtrise de la langue française : règle d'orthographe, de syntaxe et de grammaire.
Votre capacité à utiliser les logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Sibélius, Airdélib etc.).
Votre capacité d'adaptation à des inrtelocuteur-rices varié-es.
Votre capacité à travailler en urgence.
Votre sens de la confidentialité.

Experience: 12 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale