Assistant d'Agence H/F - Orygamy

A taille humaine, Orygamy est une entreprise de services spécialisée dans les domaines de la négoce, la maintenance et les solutions en HSE, pour le compte de clients dans des secteurs de haute technologie tels que l'aéronautique, la défense et l'énergie.

Nous sommes une organisation multi-implantations qui rayonne dans toute la France, et se développe également à l'étranger, au Maroc et Canada principalement.

Nous croyons fermement en l'autonomie de chaque collaborateur dans la construction de son parcours professionnel, et nous nous engageons à le soutenir activement dans cette démarche. Notre philosophie d' « être sérieux sans se prendre au sérieux » guide notre approche quotidienne du travail. Aussi, nous valorisons et encourageons avec fierté notre diversité culturelle, considérée comme un atout majeur pour notre croissance et l'épanouissement individuel de nos collaborateurs.

Spécialisée dans les domaines du négoce, de la maintenance et des solutions HSE pour le compte de clients opérant dans des secteurs innovants tels que l'aéronautique, la défense et l'énergie, notre société Orygamy recherche aujourd'hui son nouvel Assistant d'Agence pour rejoindre l'équipe de Vitrolles, dans le cadre d'un CDD pour une durée de 6 mois.

En tant qu'Assistant d'Agence, vous êtes le véritable support au quotidien de l'agence : vous assurez la gestion administrative et l'intendance des moyens nécessaires au bon fonctionnement du site. Vous apportez également un soutien opérationnel aux activités Achats & RH, notamment dans l'organisation des recrutements, le suivi des commandes et la relation avec les fournisseurs.

Plus concrètement, voici comment seront rythmées vos journées :

Administration & intendance de l'agence

• Gérer le courrier et les fournitures
• Assurer la gestion des accès, alarmes et prestataires
• Gérer le parc véhicules
• Suivre les locaux et équipements
• Coordonner les interventions et besoins de l'agence

Support Achats / fournisseurs

• Effectuer les relances fournisseurs sur les délais
• Assurer le suivi des commandes
• Réaliser les appels fournisseurs
• Traiter les anomalies et litiges de réception
• Transmettre les informations aux acheteurs
• Mettre à jour le suivi des commandes

Support RH / recrutement

• Prendre les rendez-vous pour les entretiens
• Organiser les convocations
• Assurer le suivi administratif des candidatures
• Coordonner les échanges avec les candidats, le Manager Opérationnel et le service RH en central

Sans chercher le mouton à 5 pattes, voici une idée de notre candidat idéal pour ce poste :

Diplômes et formations :

• Formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat de gestion, administration des entreprises ou domaine équivalent
• Première expérience de 2 à 3 ans minimum dans un poste administratif polyvalent, idéalement en environnement industriel ou en agence

Compétences techniques :

• Gestion administrative et suivi de dossiers
• Suivi de commandes fournisseurs et traitement des litiges
• Coordination de prestataires
• Maîtrise d'outils informatiques tels que la Suite Office, SIRH (Kelio) et jobboards (HelloWork)

Softskills :

• Rigueur, organisation et réactivité
• Aisance relationnelle et sens du service
• Capacité d'écoute et de communication
• Confidentialité