Assistant de Direction - Administration & Coordination H/F - Think Tank CRAPS

Le CRAPS (Cercle de Recherche et d'Analyse sur la Protection Sociale), est le Think tank de la Protection sociale, c'est un lieu de rencontres, de réflexions, d'échanges et de propositions. Indépendant de toutes attaches religieuse, politique ou philosophique, il a pour vocation opérationnelle de réunir les membres de la société civile les plus représentatifs, en favorisant les échanges sur ce qui est constitutif de notre pacte républicain : la Protection sociale.

Avec les dirigeants de notre système de Protection sociale (Élus, Parlementaires, Directeurs généraux et Présidents : Assurance Maladie, Assurance vieillesse, Assurance Chômage, Famille, Hôpitaux, Complémentaires (santé, retraites, prévoyance), syndicats, Fédérations, Industriels etc.), le CRAPS analyse depuis 14 ans l'évolution de notre modèle de Protection sociale dans son acception la plus large (emploi, santé, financement, vieillissement, logement social ou encore handicap).

Le Think tank organise diverses séquences de réflexion, notamment à travers des dîners ou des ateliers lors desquels il reçoit des personnalités politiques et divers experts du secteur. Le CRAPS publie également des ouvrages ainsi que de multiples contenus éditoriaux tels que des interviews, des tribunes et des capsules vidéo, dans le but d'externaliser et de valoriser la réflexion de ses membres. Enfin, il organise chaque année des voyages d'études à l'étranger dans le but de rechercher des modèles innovants et des sources d'inspiration pour renforcer notre système de Protection sociale.

Au sein d'une structure à taille humaine, l'Assistant(e) de direction travaille en lien direct avec la Direction générale et contribue au bon fonctionnement quotidien de l'organisation.

Polyvalent(e), autonome et particulièrement organisé(e), il/elle assure aussi bien la gestion administrative courante que l'organisation de l'agenda et des déplacements, le suivi de la facturation, certaines tâches liées à l'administration du personnel et la gestion des relations avec les différents interlocuteurs de la structure.

Le poste nécessite une excellente expression écrite et orale, une grande rigueur, de la discrétion et un très bon relationnel.

1. Assistanat de la Direction générale

• Gestion et organisation de l'agenda de la Direction générale ;
• prise et confirmation des rendez-vous ;
• organisation des réunions et déjeuners ;
• anticipation des échéances et rappels ;
• gestion et hiérarchisation de certaines sollicitations ;
• préparation des rendez-vous et transmission des informations nécessaires ;
• rédaction, correction et mise en forme de courriers, courriels et documents ;
• suivi des demandes adressées à la Direction générale.

2. Gestion des invitations et relations avec les interlocuteurs

• préparation et envoi des invitations aux événements, réunions, dîners et rencontres ;
• suivi des réponses, inscriptions, confirmations et relances ;
• tenue et actualisation des listes d'invités ;
• réponses aux demandes d'informations pratiques ;
• gestion administrative des événements en lien avec l'équipe ;
• accueil et orientation des invités lorsque nécessaire ;
• mise à jour des bases de contacts.

3. Organisation des déplacements

• réservation des billets de train et d'avion ;
• réservation des hôtels ;
• organisation des transferts et transports ;
• préparation des programmes de déplacement ;
• vérification des horaires, réservations et contraintes logistiques ;
• modification ou annulation des réservations lorsque nécessaire ;
• suivi des justificatifs et frais associés.

4. Gestion administrative et facturation

• établissement et envoi des factures ;
• suivi administratif des règlements ;
• relance des factures en attente ;
• réception et classement des factures fournisseurs ;
• préparation et transmission des éléments au cabinet comptable ;
• classement et archivage des documents ;
• suivi des contrats, abonnements et prestataires ;
• préparation et suivi des documents administratifs ;
• gestion du courrier entrant et sortant.

5. Administration courante des ressources humaines

Il s'agit bien ici d'administration RH et non d'un poste de responsable RH :

• gestion administrative des titres-restaurant ;
• suivi des congés et absences ;
• centralisation et transmission des justificatifs ;
• préparation des éléments variables nécessaires à la paie ;
• suivi administratif des arrivées et départs ;
• classement des documents RH ;
• relations administratives avec les différents prestataires.

6. Fonctionnement général de la structure

• gestion des fournitures et commandes ;
• relations avec les différents prestataires ;
• suivi des abonnements et outils utilisés par l'équipe ;
• participation à l'amélioration des procédures administratives ;
• mise à jour des tableaux de suivi ;
• soutien administratif ponctuel aux autres membres de l'équipe.
  

Formation : Bac +2/3 minimum, de type BTS Support à l'action managériale, BTS Gestion de la PME, BUT GEA ou formation équivalente.

Expérience : idéalement 5 à 10 ans dans des fonctions d'assistanat de direction, d'assistanat administratif polyvalent ou d'office management, avec une expérience dans une structure à taille humaine constituant un avantage.

Compétences indispensables :

• excellente maîtrise du français et orthographe irréprochable ;
• très bonnes capacités rédactionnelles ;
• excellente maîtrise de word, Excel ou Pages, Numbers
• grande aisance avec les outils numériques ;
• capacité à gérer simultanément plusieurs sujets ;
• aptitude à hiérarchiser les urgences ;
• sens de l'organisation et anticipation ;
• capacité à travailler de manière autonome.

Qualités personnelles :

• excellente présentation ;
• sens du contact et des relations humaines ;
• discrétion et respect absolu de la confidentialité ;
• fiabilité ;
• réactivité ;
• autonomie ;
• diplomatie ;
• sens du service ;
• capacité d'adaptation ;
• goût pour la polyvalence.