Secretaire de Direction H/F - Arpavie

ARPAVIE - Groupe SOS Seniors recrute un(e) Secrétaire de direction pour sa résidence « Les Géraniums » (74 lits, 1 UVP) située à La-Chapelle-St-Luc (10).

Sous l'autorité du directeur d'établissement, et en relation avec l'ensemble de l'équipe, le(la) secrétaire de direction est chargé(e) de l'accueil, du standard et du secrétariat de la résidence sur laquelle il(elle) intervient. Il(elle) participe à la gestion courante de l'établissement, en prenant en charge un certain nombre d'activités dans le domaine administratif, commercial et technique. Il(elle) favorise, par son action, l'échange et le partage d'informations entre les différents membres de l'équipe, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE et du projet d'établissement, dans un souci permanent de qualité du service rendu aux résidents et de respect des règles de confidentialité.

Les activités sont les suivantes :

L'accueil / le standard téléphonique
Assure l'accueil physique de toutes les personnes se présentant à la résidence.
Assure le standard téléphonique de la résidence.
Le secrétariat
Assure une bonne circulation de l'information entre les différents membres de l'équipe.
Réceptionne, trie et oriente le courrier.
Le cas échéant, gère l'agenda du directeur.
Rédige et met en forme des documents sur support informatique : Word, Excel.
Classe et archive les différents dossiers.
Commande, les fournitures de bureau.
L'accompagnement des résidents
Contribue à l'accompagnement des résidents, dans le respect du projet associatif d'ARPAVIE.
Participe à la mise en oeuvre du projet d'établissement.
Participe à la gestion des relations avec les familles (renseigne et oriente).
Assure le lien avec les collaborateurs de l'établissement.
Participe à la commercialisation de l'établissement.
Assure la gestion des rendez-vous des résidents, hors rendez-vous médicaux.
Participe à la gestion des prestations hôtelières, en relation avec les gérants des sociétés concernées.
Participe à la gestion administrative du personnel (mise à jour des plannings sur un plan administratif, transmission des variables de paie au siège, élaboration des contrats de travail et des dossiers du personnel.).
Participe au suivi des interventions des entreprises chargées de réaliser des travaux dans la résidence.

Le profil recherché
PROFIL :

BTS assistant de direction ou équivalent. Expérience souhaitable sur un poste similaire, ou stage significatif, idéalement au sein d'une structure du secteur social, sanitaire et social, médico-social ou de la santé.

CONNAISSANCES REQUISES :

Maitrise des techniques d'assistanat et des outils de secrétariat.
Maitrise de l'outil informatique et des outils de gestion.
Connaissance de l'organisation d'un établissement pour personnes âgées.
Connaissance des problématiques liées à l'accompagnement des personnes âgées dépendantes.
Connaissance des différents acteurs du secteur médico-social.

APTITUDES :

Qualités relationnelles, sens de la communication.
Organisation.
Discrétion, sens de la confidentialité.
Autonomie.
Esprit d'initiative, réactivité et polyvalence.
Esprit d'analyse et de synthèse.
Capacité à travailler en équipe.
Capacité à hiérarchiser l'urgence des demandes et à alerter à bon escient.
Spécialité : Administration

Diplôme exigé : Niveau 5 - (Bac +2)

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour personnes âgées