Agent d'Accueil et Gestionnaire des Études H/F - Service Public

Le poste se situe à l'UFR Sciences Humaines, composante de l'Université Rennes 2. Elle est constituée de 3 départements de formation, 3 unités de recherche et du CfPsyen.

L'agent·e assure :

• l'accueil central de l'UFR ainsi que l'ensemble des actes de gestion administrative de la L1 de psychologie à distance
• l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants (notamment les responsables de formation) ainsi que les services administratifs internes comme externes à la composante

ACCUEIL (40%)

• Accueil téléphonique et physique, traitement des mails de demandes des usagers
• Éditer et remettre à l'usager des documents administratifs (certificats, attestations, relevés de notes)
• Gestion de la remise des diplômes
• Réservation de salles
• Assurer le classement et l'archivage des documents

GESTION DE LA SCOLARITÉ Licence 1 Psychologie EAD (60%)

Offre de formation

• Assurer le suivi des modifications des maquettes et des modalités de contrôle des connaissances en lien avec les responsables de formation
• Élaborer les arborescences des diplômes et saisir les structures dans le logiciel Apogée

Inscriptions

• Procéder aux inscriptions administratives : vérification des dossiers, gestion des paiements, annulation d'inscription, remboursements et réorientations
• Gérer les inscriptions aux enseignements : contrôle de cohérence, contrats pédagogiques, gestion des affectations dans les groupes.

Examens

• Gérer et diffuser les plannings d'examen à l'ensemble des étudiants et des enseignants
• Recueillir les sujets d'examens, les préparer, en assurer la reprographie ; paramétrages et dépôt des sujets sur l'application PIXEL,
• Assurer la collecte et la saisie des notes
• Assurer la mise à jour des maquettes de PV et relevés de notes sur APOGEE

Convocation des jurys

• Préparer, éditer et contrôler les procès-verbaux et transmettre les résultats
• Organiser les délibérations des jurys
• Assurer l'interface entre le Président de Jury et l'étudiant en cas de réclamation sur les résultats

ACTIVITÉS TRANSVERSALES

• L'agent pourra être amené à apporter un renfort dans le domaine financier (logiciel SIFAC: bons de commandes, missions ...) et éventuellement pour les surveillances d'examens.

Connaissances

• Connaissance de l'environnement institutionnel, de l'enseignement supérieur et de la Fonction publique
• Connaissance de la réglementation spécifique à la scolarité (de l'inscription à la délivrance du diplôme) et des procédures internes comme externes
• Connaissance générale des techniques et règles de classement et d'archivage
• Maîtrise de l'expression orale et des techniques d'accueil
• Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du domaine concerné.
• Connaître l'environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
• Maîtriser les logiciels APOGEE, PIXEL,ADE, E-Candidat, WORD et EXCEL...

Savoir être

• Faire preuve d'autonomie
• Savoir travailler en équipe et aptitude à rendre compte
• Savoir organiser et gérer les priorités
• Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les interlocuteurs
• Savoir prendre des notes
• Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
• Aptitude à communiquer avec un public varié: étudiants, enseignants ...
• Gérer les situations de stress
• Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique