Assistant de Direction Auprès du Recteur H/F - Rectorat de Besançon

Le cabinet du recteur est actuellement composé d'un directeur de cabinet, d'un adjoint (directeur de la communication et des relations presse) et d'une adjointe (directrice académique de la pédagogie) au directeur de cabinet, de trois assistantes de direction (dont la cheffe de cabinet), et des membres du service communication. Sont associées également les deux gouvernantes et le chauffeur du recteur.

L'académie de Besançon recrute un(e) assistant(e) de direction auprès du recteur de l'académie de Besançon et de la région académique Bourgogne Franche-Comté.

Poste à pourvoir immédiatement.

Votre mission

En tant qu'assistant (e) de direction, vous êtes amené(e) àéchanger avec tous les interlocuteurs du recteur et à coopérer avec les collaborateurs de ceux-ci, quels qu'ils soient (personnels des cabinets ministériels ; personnels des services, écoles et établissements scolaires de l'académie ; personnels des services, établissements scolaires, établissements d'enseignement supérieur de la région académique ; préfectures de région et de département ; élus des collectivités territoriales de la région académique ; parlementaires de la région académique ; associations...).

Vous gérez l'agenda du recteur, la préparation de ses pochettes journalières et le suivi de la messagerie électronique "recteur".

Vos activités principales

Vous êtes amené (e) à:

-Tenir et suivre l'agenda du recteur : planification des rendez-vous, audiences, gestion des différentes sollicitations, coordination des agendas avec le secrétariat général de l'académie, le secrétariat général de la région académique et le cabinet de la rectrice de Dijon

-Préparer des réunions organisées par le cabinet : élaboration, suivi et mise à jour du planning des réunions, édition des convocations/invitations, suivi des réponses, organisation matérielle

-Élaborer les plannings des gouvernantes de la résidence

-Tenir et suivre l'agenda du Directeur de Cabinet

-Gérer les appels téléphoniques du cabinet

-Apporter votre soutien à la gestion des "faits établissement" en relai de l'assistante de direction en charge de ce dossier

Vos atouts

Vous maîtrisez

- Les outils bureautiques

-Les règles de la communication administrative écrite et orale

-Les techniques de traitement du courrier électronique et de gestion d'un agenda électronique

-L'organisation du système éducatif et du rectorat et ses chaînes hiérarchiques et décisionnelles

Vous avez

-Le sens de la confidentialité, de la loyauté et du service

-La capacité à communiquer avec les partenaires et à l'interne

-Le sens des responsabilités et de la rigueur

-Des capacités d'anticipation, de planification et de hiérarchisation des urgences

Quelques plus

Vous avez une connaissance des applications métier Zimbra Agenda, G2R, logiciels congés