Secrétaire des Services Techniques H/F - Commune de Sevremont
- Sèvremont - 85
- CDI
- Commune de Sevremont
Les missions du poste
Collectivité
Sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions :
-Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.
- Gérer la messagerie du ST.
- Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
- Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles. Rédiger les comptes rendus des réunions de service
- Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi de certaines activités (boxes up)
- réaliser les arrêtés de circulation.
- Assurer le classement papier et numérique des documents.
- Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux
- Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi
-Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments
-Assurer l'actualisation permanente des tableaux d'heures effectuées par les agents du service
-Recenser les besoins lors d'évènements et transmettre aux services concernés
-Déclarer les pannes Sydev
-Recenser les espaces avec le logiciel Géo Vendée
-Mettre à jour la base adresse locale
-Assurer le suivi des stationnements taxi
-Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA
Sous l'autorité du Directeur Général des Services et du Responsable des services techniques, le ou la Secrétaire a pour missions :
-Accueillir, renseigner et orienter les usagers et les interlocuteurs du Service Technique.
- Assurer l'accueil téléphonique et la gestion du standard.
- Gérer la messagerie du ST.
- Assurer le suivi et la diffusion du courrier du service technique entrant et sortant.
- Organiser les agendas, les réunions du ST et éventuellement les réservations de salles. Rédiger les comptes rendus des réunions de service
- Participer à la rédaction de courriers et tableaux de bord pour le suivi de certaines activités (boxes up)
- réaliser les arrêtés de circulation.
- Assurer le classement papier et numérique des documents.
- Transmettre et classer les demandes des usagers, assurer le suivi des fiches travaux
- Suivre et gérer les réponses aux DT, DICT sous forme de permissions de voirie et de tableau de suivi
-Mise à jour des livrets de sécurité dans les bâtiments
-Assurer l'actualisation permanente des tableaux d'heures effectuées par les agents du service
-Recenser les besoins lors d'évènements et transmettre aux services concernés
-Déclarer les pannes Sydev
-Recenser les espaces avec le logiciel Géo Vendée
-Mettre à jour la base adresse locale
-Assurer le suivi des stationnements taxi
-Rédiger les courriers aux entreprises non retenues lors de la demande de devis hors MAPA
Le profil recherché
Experience: 12 Mois
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Administration publique générale
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.